Da quattro sistemi a un'unica piattaforma
Brinxx fornisce articoli promozionali a clienti aziendali. L'azienda lavorava con un negozio online, un sistema di preventivi separato, fogli di calcolo per i prezzi di stampa e un pacchetto contabile che non sapeva nulla degli altri tre. Oggi il catalogo, i preventivi, gli ordini e i prezzi di tecnica girano su un'unica piattaforma, e la fatturazione viene configurata nell'ERP.
La situazione
Chi vende articoli promozionali vende in realtà due cose insieme: un prodotto e una personalizzazione. Il prodotto viene da un fornitore, con dati, foto e tempi di consegna propri. La personalizzazione viene da una tecnica, con un proprio scaglione di prezzo, propri costi di preparazione e un numero massimo di colori. Ogni preventivo è quindi un calcolo su due fonti che non si conoscono.
In Brinxx quel calcolo stava nella testa del servizio interno e nei fogli di calcolo. Funzionava finché c'era calma e finché erano presenti le persone che lo sapevano. Non funzionava più non appena arrivavano tre richieste insieme, o non appena la collega che conosceva a memoria lo scaglione di una tecnica prendeva una settimana di ferie. Il catalogo cresceva più in fretta dei sistemi: i dati dei fornitori cambiano ogni giorno, ma il negozio online restava fermo finché qualcuno non lo aggiornava a mano. Da lì l'inevitabile telefonata: «quell'articolo è sul vostro sito, ma il mio fornitore non ce l'ha più».
A questo si aggiungeva che Brinxx non è un'azienda standard. Ci sono scaglioni particolari, accordi di prezzo specifici per cliente e articoli che si vendono solo in combinazione. Ogni pacchetto standard che abbiamo esaminato insieme costringeva Brinxx a rinunciare a quelle regole. Non è un dettaglio tecnico ma la differenza commerciale rispetto al concorrente: sono proprio quelle regole il motivo per cui un cliente compra da Brinxx e non altrove.
La sfida
Il vero problema non era la velocità. Era l'incertezza. Fare un preventivo significava: cercare il prodotto, cercare il prezzo di acquisto, cercare la tecnica, cercare lo scaglione, aggiungere i costi di preparazione, applicare il margine e poi ricopiare tutto in un documento. Un numero sbagliato e il margine spariva. E una volta uscito il preventivo, nessuno poteva dimostrare a posteriori su quale prezzo di acquisto fosse basato. In un preventivo respinto è un peccato; in un preventivo accettato con un prezzo sbagliato è una perdita che vede solo alla fine del trimestre.
In più c'erano tre cose che dovevano avvenire insieme. Primo, i dati di prodotto di più fornitori dovevano entrare da soli ogni giorno, senza che gli articoli si perdessero o comparissero due volte. Secondo, i prezzi di tecnica dovevano diventare regole vere nel sistema invece che celle in un foglio di calcolo — con lo scaglione, il numero di colori e i costi di preparazione dentro. Terzo, un preventivo accettato doveva diventare un ordine senza che nessuno ricopiasse una riga.
E poi la tensione che appartiene a ognuno di questi percorsi: tutto ciò doveva avvenire mentre l'azienda continuava semplicemente a vendere. Non c'era un periodo in cui il negozio online potesse restare offline per un mese, né un momento in cui il servizio interno potesse smettere di fare preventivi per imparare un sistema. Per questo nulla è stato convertito in un colpo solo.
Perché MagicEverse
Non abbiamo iniziato con una presentazione ma con un ambiente funzionante nell'immagine coordinata di Brinxx, riempito con i loro articoli. Nel giro di pochi giorni potevano cliccare nel proprio catalogo invece di guardare schermate. Questo ha cambiato la conversazione: non si parlava più di ciò che un sistema potrebbe fare, ma di ciò che sullo schermo non andava ancora.
A questo si aggiunge che conosciamo il mestiere. Non c'è stato bisogno di spiegarci che cos'è un'area di stampa, perché un costo di preparazione conta per colore o perché un feed del fornitore arriva alle cinque del mattino. Quella conoscenza da noi sta nel prodotto e non solo nella conversazione.
Come lo abbiamo fatto insieme
A fasi, e in quest'ordine — di proposito, perché ogni passo si appoggia al precedente. Prima i dati di prodotto, perché tutto il resto vi si appoggia. Poi l'ambiente di vendita, che rende visibili i dati. Poi i prezzi di tecnica, che tolgono il calcolo dalle teste. E per ultima la catena verso il backoffice.
Accanto a questo è stato mappato il catalogo con le regole aziendali: quale regola vale dove e quale maschera la gestisce. Quella panoramica è stata consegnata a settembre 2026 e determina ora ciò che deve ancora arrivare nell'ERP. Così è rimasto spiegabile in ogni momento che cosa cambiava e che cosa no, mentre i preventivi continuavano normalmente.
Prima i dati di prodotto
I feed dei fornitori sono entrati nel PIM, con un aggiornamento notturno e un registro in cui è scritto che cosa è stato aggiunto, modificato e ritirato. Così la discussione su «quell'articolo c'è ancora?» era chiusa.
Poi l'ambiente di vendita
Ricerca, filtri sui dati propri e un elenco dei preventivi al posto di un carrello — perché in questo settore nessuno ordina 250 pezzi con logo alla cieca.
Poi i prezzi di tecnica
Questa è stata la parte più pesante: serigrafia, tampografia, incisione, ricamo e stampa digitale, ciascuna con un proprio scaglione, un proprio costo di preparazione e un proprio massimo. Quelle regole ora stanno nel sistema, così il prezzo segue non appena qualcuno sceglie una tecnica.
Se ne aggiungono ancora: la tecnica Hydroglaze è stata aggiunta il 15 settembre 2026, nell'ambiente di gestione e nell'ERP insieme.
Infine la catena verso il backoffice
Un preventivo accettato diventa un ordine senza ricopiature. Per strada l'impostazione è cambiata: solo le righe di preventivo approvate passano nell'ordine. Questo è venuto dalla pratica. Un cliente vuole spesso vedere due varianti affiancate e sceglierne poi una; con la vecchia impostazione bisognava allora rifare l'intero preventivo.
Il risultato
Ciò che ne ricava Brinxx non è in primo luogo velocità ma certezza. Un preventivo si appoggia su un solo catalogo, con un solo prezzo di acquisto e un solo prezzo di tecnica, e quella provenienza è ricostruibile a posteriori. Era esattamente la falla che c'era prima: un prezzo sbagliato lo vedeva solo alla fine del trimestre.
Qui mettiamo soltanto ciò che possiamo raccontare se ce lo chiede. Il tempo per preventivo prima e dopo, e il numero di preventivi al mese, non sono stati misurati. Stanno qui sotto come punto aperto e non come risultato.
Un solo catalogo come fonte
Invece di quattro posti in cui stavano i dati di prodotto. I feed arrivano di notte.
Preventivi che si calcolano da soli
Compresi scaglione, numero di colori e costi di preparazione. Il prezzo segue non appena qualcuno sceglie una tecnica.
Tracciabilità
Per ogni preventivo si può risalire a quale prezzo di acquisto e a quale prezzo di tecnica era basato.
Le regole su misura sono rimaste
Brinxx non ha dovuto rinunciare ai propri scaglioni e agli accordi con i clienti per passare da quattro sistemi a uno.
Che cosa funziona oggi
La piattaforma si trova su un ambiente proprio con dentro il catalogo, l'ambiente di vendita, i preventivi, i prezzi di tecnica e le regole su misura. Sullo stesso motore gira un secondo ambiente di vendita per Promotionalz, con un assortimento e prezzi propri. Un marchio in più è lì una configurazione e non un secondo sistema.
Il passo successivo è la fatturazione. I prezzi di tecnica e le note di credito sono già stati ricostruiti nell'ERP, così anche l'amministrazione rientra nella stessa catena.
Che cosa ne dice il cliente
Questa citazione è una proposta. L'abbiamo scritta così come l'abbiamo capita dai colloqui, in modo da poterla sottoporre al cliente. Andrà online solo quando il cliente l'avrà approvata parola per parola e quando accanto ci saranno il nome e la funzione.
“Non abbiamo dovuto rinunciare ai nostri accordi di prezzo per passare da quattro sistemi a uno. Per noi quella era la condizione.”
Tre racconti che sono collegati a questo
I casi sono collegati tra loro: lo stesso catalogo, le stesse regole di tecnica e lo stesso agente tornano in più racconti. Questi tre sono i più vicini a ciò che ha appena letto.
Costruiamo la sua demo sui suoi articoli
Ci mandi il suo feed del fornitore o un elenco dei suoi articoli. Entro pochi giorni lavorativi ci sarà un ambiente di vendita nella sua immagine coordinata a un indirizzo proprio, con dentro il suo catalogo. Così non parlerà di un sistema ma del suo schermo.