Le service interne commence la journée avec des devis déjà prêts
Un client envoie un message : « avez-vous 250 sacs avec notre logo pour la fin du mois ? » L'agent lit, cherche l'article, calcule le marquage et prépare le devis. Un humain le regarde et l'envoie.
La situation
Les demandes arrivent par courriel, par WhatsApp, par le formulaire du site et par téléphone. Elles sont rarement complètes : pas de quantité, pas de technique, pas de date.
Le service interne commence donc chaque demande par des questions, puis par des recherches. C'est le travail que personne n'aime et qui détermine pourtant le délai : le client n'attend pas le calcul d'un palier, il attend que quelqu'un ait le temps de s'y pencher. Et celui qui arrive le premier avec un prix est en tête.
Le défi
Un chatbot qui se contente de répondre déplace le travail. Nous voulions un agent qui fasse le travail : parcourir le catalogue, choisir la bonne variante, appliquer le palier, réaliser le BAT et créer le devis dans le système. Cela n'est possible que si l'agent accède réellement aux systèmes. C'est pourquoi il est relié par MCP au PIM, au module de devis et à la boîte mail, avec, pour chaque liaison, ce qui peut être lu et ce qui peut être écrit.
Le deuxième défi était la confiance. Un agent qui envoie des devis de lui-même est à un prix erroné d'un problème avec un client. C'est pourquoi l'étape d'approbation n'est pas un réglage mais un choix de conception : elle n'est pas active parce que quelqu'un l'a activée, et elle ne peut pas être désactivée.
La limite que nous gardons
L'agent prépare, l'humain décide. Un devis ne part pas automatiquement. Il y a toujours une étape d'approbation entre les deux, et il est toujours possible de retrouver pourquoi l'agent a fait quelque chose : quel article il a choisi, quelle technique, quel palier.
Nous n'utilisons pas non plus vos données d'entreprise pour entraîner des modèles de tiers. Ce n'est pas une promesse de bonnes intentions mais une propriété du montage : pour chaque liaison, ce qui peut être lu et écrit est fixé, et cela se vérifie au lieu de devoir se croire.
Comment cela se passe en pratique
L'agent fait les étapes qu'un collaborateur ferait aussi, dans le même ordre, et s'arrête au point où un humain doit se prononcer sur le résultat. Ce qu'il ne trouve pas, il le laisse ouvert au lieu de l'inventer.
De ce fait, le résultat d'une demande n'est pas une réponse mais un projet de devis dans le système : avec article, variante, quantité, technique, palier et frais de calage, prêt à être vérifié.
Lire la demande
Depuis le courriel ou le formulaire du site. Ce qui n'y figure pas — quantité, technique, date — reste un champ ouvert et n'est pas rempli par une supposition.
Chercher l'article
Dans le catalogue, via le PIM, y compris la bonne variante. La même source que celle utilisée par l'environnement de vente, donc pas de seconde liste qui pourrait diverger.
Calculer le marquage
La technique, le palier, le nombre de couleurs et les frais de calage, à partir des règles de marquage du système et non d'un tableur.
Préparer le devis
En projet dans le module de devis, avec le BAT. Ensuite un humain le regarde et l'envoie. L'agent n'envoie rien lui-même.
Le résultat
Au sein du groupe Brinxx, l'agent prépare depuis 2025 environ 380 devis par mois. Le service interne commence la journée avec des devis déjà prêts, au lieu d'une boîte mail pleine. Le travail n'a pas disparu, il s'est déplacé : de la recherche et de la recopie vers la vérification et la décision.
Ce qui n'y figure pas, c'est un délai avant et après. Personne n'a chronométré les deux, nous n'inscrivons donc aucune minute — même si une estimation paraît plausible. Le chiffre d'environ 380 par mois doit de plus encore être confirmé, avec la période sur laquelle il a été compté.
Ce que le client en dit
Cette citation est une proposition. Nous l'avons écrite telle que nous l'avons comprise lors des entretiens, afin de pouvoir la soumettre au client. Elle ne sera publiée que lorsque le client l'aura approuvée mot pour mot et que le nom et la fonction y figureront.
“Il fait le devis. Nous le regardons et nous l'envoyons. C'est exactement la répartition que nous voulions.”
Trois récits qui vont avec celui-ci
Les cas sont liés : le même catalogue, les mêmes règles de marquage et le même agent reviennent dans plusieurs récits. Ces trois-là sont les plus proches de ce que vous venez de lire.
Faites-nous passer vos demandes de la semaine dernière
Envoyez-nous les demandes reçues la semaine dernière. Nous les passons dans l'agent et montrons les projets de devis qui en sortent, et là où il laisse un champ ouvert parce que la demande n'était pas complète.