De quatre systèmes à une seule plateforme
Brinxx fournit des cadeaux d'affaires à une clientèle professionnelle. L'entreprise travaillait avec une boutique en ligne, un système de devis séparé, des tableurs pour les prix de marquage et un logiciel comptable qui ignorait tout des trois autres. Aujourd'hui, le catalogue, les devis, les commandes et les prix de marquage tournent sur une seule plateforme, et la facturation est en cours de paramétrage dans l'ERP.
La situation
Vendre des cadeaux d'affaires, c'est en réalité vendre deux choses à la fois : un produit et un marquage. Le produit vient d'un fournisseur, avec ses propres données, ses propres photos et ses propres délais. Le marquage vient d'une technique, avec ses propres paliers, ses propres frais de calage et un nombre maximal de couleurs. Chaque devis est donc un calcul portant sur deux sources qui ne se connaissent pas.
Chez Brinxx, ce calcul se trouvait dans la tête du service interne et dans des tableurs. Cela fonctionnait tant que c'était calme et que les personnes qui savaient étaient présentes. Cela ne fonctionnait plus dès que trois demandes arrivaient en même temps, ou dès que la collègue qui connaissait par cœur le palier d'une technique prenait une semaine de congé. Le catalogue grandissait plus vite que les systèmes : les données fournisseurs changent tous les jours, mais la boutique en ligne restait figée jusqu'à ce que quelqu'un la mette à jour à la main. D'où l'inévitable coup de téléphone : « cet article figure sur votre site, mais mon fournisseur ne l'a plus ».
À cela s'ajoutait que Brinxx n'est pas une entreprise standard. Il y a des paliers particuliers, des accords tarifaires propres à certains clients et des articles qui ne se vendent qu'en combinaison. Chaque solution standard que nous avons examinée ensemble obligeait Brinxx à renoncer à ces règles. Ce n'est pas un détail technique mais la différence commerciale avec le concurrent : ce sont précisément ces règles qui font qu'un client achète chez Brinxx et pas ailleurs.
Le défi
Le vrai problème n'était pas la rapidité. C'était l'incertitude. Faire un devis signifiait : chercher le produit, chercher le prix d'achat, chercher la technique, chercher le palier, ajouter les frais de calage, poser la marge, puis tout recopier dans un document. Un chiffre erroné et la marge disparaissait. Et une fois le devis parti, personne ne pouvait démontrer après coup sur quel prix d'achat il reposait. Pour un devis refusé, c'est dommage ; pour un devis accepté avec un prix erroné, c'est une perte que vous ne voyez qu'à la fin du trimestre.
S'ajoutaient trois choses qui devaient se faire en même temps. D'abord, les données produits de plusieurs fournisseurs devaient arriver toutes seules chaque jour, sans que des articles se perdent ou se retrouvent en double. Ensuite, les prix de marquage devaient devenir de vraies règles dans le système au lieu de cellules dans un tableur — avec le palier, le nombre de couleurs et les frais de calage dedans. Enfin, un devis accepté devait devenir une commande sans que personne recopie une ligne.
Et puis la tension propre à chacun de ces projets : tout cela devait se faire pendant que l'entreprise continuait simplement à vendre. Il n'y avait pas de période où la boutique en ligne pouvait être hors ligne pendant un mois, ni de moment où le service interne pouvait cesser de faire des devis pour apprendre un système. C'est pourquoi rien n'a été basculé d'un coup.
Pourquoi MagicEverse
Nous n'avons pas commencé par une présentation mais par un environnement fonctionnel à l'image de Brinxx, rempli de leurs propres articles. En quelques jours, ils pouvaient cliquer dans leur propre catalogue au lieu de regarder des captures d'écran. Cela a changé la conversation : il ne s'agissait plus de ce qu'un système pourrait faire, mais de ce qui n'allait pas encore à l'écran.
À cela s'ajoute que nous connaissons le métier. Personne n'a eu à nous expliquer ce qu'est une surface de marquage, pourquoi des frais de calage comptent par couleur ou pourquoi un flux fournisseur arrive à cinq heures du matin. Ce savoir est chez nous dans le produit et pas seulement dans la conversation.
Comment nous l'avons fait ensemble
Par étapes, et dans cet ordre — à dessein, car chaque étape s'appuie sur la précédente. Les données produits d'abord, parce que tout le reste repose dessus. Ensuite l'environnement de vente, qui rend les données visibles. Ensuite les prix de marquage, qui sortent le calcul des têtes. Et enfin la chaîne vers le backoffice.
En parallèle, le catalogue des règles de gestion a été cartographié : quelle règle s'applique où et quel écran la gère. Cette vue d'ensemble a été livrée en septembre 2026 et détermine aujourd'hui ce qui doit encore atterrir dans l'ERP. Ainsi, il restait à tout moment possible d'expliquer ce qui changeait et ce qui ne changeait pas, pendant que les devis continuaient normalement.
D'abord les données produits
Les flux fournisseurs sont entrés dans le PIM, avec une actualisation nocturne et un journal indiquant ce qui a été ajouté, modifié et supprimé. La discussion sur « cet article existe-t-il encore » était ainsi close.
Ensuite l'environnement de vente
La recherche, des filtres sur les données propres, et une liste de devis à la place d'un panier — car dans ce secteur personne ne commande 250 pièces avec logo à l'aveugle.
Ensuite les prix de marquage
C'était la partie la plus lourde : sérigraphie, tampographie, gravure, broderie et impression numérique, chacune avec son propre palier, ses propres frais de calage et son propre maximum. Ces règles sont désormais dans le système, si bien que le prix suit dès que quelqu'un choisit une technique.
Il s'en ajoute encore : la technique Hydroglaze a été ajoutée le 15 septembre 2026, dans l'environnement d'administration et dans l'ERP en même temps.
Enfin la chaîne vers le backoffice
Un devis accepté devient une commande sans recopie. En cours de route, le principe a été modifié : seules les lignes de devis approuvées passent dans la commande. Cela vient du terrain. Un client veut souvent voir deux variantes côte à côte puis en choisir une ; avec l'ancien principe, il fallait alors refaire tout le devis.
Le résultat
Ce que Brinxx y gagne n'est pas d'abord de la rapidité mais de la certitude. Un devis repose sur un seul catalogue, avec un seul prix d'achat et un seul prix de marquage, et cette origine reste visible après coup. C'était précisément la faille qui existait auparavant : un prix erroné, vous ne le voyiez qu'à la fin du trimestre.
Nous n'inscrivons ici que ce dont nous pouvons rendre compte si vous le demandez. Le temps par devis avant et après, ainsi que le nombre de devis par mois, n'ont pas été mesurés. Ils figurent ci-dessous comme question ouverte et non comme résultat.
Un seul catalogue comme source
Au lieu de quatre endroits où se trouvaient des données produits. Les flux arrivent la nuit.
Des devis qui se calculent tout seuls
Palier, nombre de couleurs et frais de calage compris. Le prix suit dès que quelqu'un choisit une technique.
Traçabilité
Pour chaque devis, on peut retrouver sur quel prix d'achat et quel prix de marquage il reposait.
Les règles sur mesure sont restées
Brinxx n'a pas eu à renoncer à ses propres paliers et accords clients pour passer de quatre systèmes à un seul.
Ce qui tourne aujourd'hui
La plateforme se trouve sur un environnement propre, avec le catalogue, l'environnement de vente, les devis, les prix de marquage et les règles sur mesure dedans. Sur le même moteur tourne un deuxième environnement de vente pour Promotionalz, avec son propre assortiment et ses propres prix. Une marque de plus y est une configuration et non un second système.
L'étape suivante est la facturation. Les prix de marquage et les avoirs ont déjà été reconstruits dans l'ERP, afin que l'administration entre elle aussi dans la même chaîne.
Ce que le client en dit
Cette citation est une proposition. Nous l'avons écrite telle que nous l'avons comprise lors des entretiens, afin de pouvoir la soumettre au client. Elle ne sera publiée que lorsque le client l'aura approuvée mot pour mot et que le nom et la fonction y figureront.
“Nous n'avons pas eu à renoncer à nos propres accords tarifaires pour passer de quatre systèmes à un seul. C'était notre condition.”
Trois récits qui vont avec celui-ci
Les cas sont liés : le même catalogue, les mêmes règles de marquage et le même agent reviennent dans plusieurs récits. Ces trois-là sont les plus proches de ce que vous venez de lire.
Nous construisons votre démo sur vos propres articles
Envoyez-nous votre flux fournisseur ou une liste de vos articles. En quelques jours ouvrés, un environnement de vente à votre image tournera à sa propre adresse, avec votre propre catalogue dedans. Vous ne parlerez alors pas d'un système mais de votre propre écran.