O serviço interno começa o dia com orçamentos já prontos
Um cliente envia uma mensagem: «tem 250 sacos com o nosso logótipo para o fim do mês?» O agente lê, procura o artigo, calcula a marcação e deixa o orçamento pronto. Uma pessoa olha para ele e envia-o.
A situação
Os pedidos entram por email, por WhatsApp, pelo formulário do site e por telefone. Raramente estão completos: sem quantidade, sem técnica, sem data.
O serviço interno começa portanto cada pedido a perguntar, e depois a procurar. É o trabalho de que ninguém gosta e que mesmo assim determina o prazo: o cliente não espera pelo cálculo de um escalão, espera que alguém tenha tempo de olhar para aquilo. E quem chega primeiro com um preço fica à frente.
O desafio
Um chatbot que apenas responde desloca o trabalho. Nós queríamos um agente que fizesse o trabalho: percorrer o catálogo, escolher a variante certa, aplicar o escalão, fazer a prova e criar o orçamento no sistema. Isso só é possível se o agente chegar mesmo aos sistemas. Por isso está ligado por MCP ao PIM, ao módulo de orçamentos e à caixa de correio, com, para cada ligação, o que pode ser lido e o que pode ser escrito definido à partida.
O segundo desafio era a confiança. Um agente que envia orçamentos por sua conta está a um preço errado de um problema com um cliente. Por isso o passo de aprovação não é uma definição mas uma decisão de conceção: não está ligado porque alguém o ligou, e não pode ser desligado.
O limite que guardamos
O agente prepara, a pessoa decide. Um orçamento não sai automaticamente. Há sempre um passo de aprovação pelo meio, e é sempre possível ver porque é que o agente fez algo: que artigo escolheu, que técnica, que escalão.
Também não usamos os dados da sua empresa para treinar modelos de terceiros. Isso não é uma promessa sobre boas intenções, mas uma propriedade da montagem: por cada ligação está definido o que pode ser lido e o que pode ser escrito, e isso verifica-se em vez de ter de se acreditar.
Como corre na prática
O agente dá os passos que um colaborador também daria, pela mesma ordem, e para no ponto em que uma pessoa tem de se pronunciar sobre o resultado. O que não consegue encontrar, deixa em aberto em vez de o inventar.
Por isso o resultado de um pedido não é uma resposta, mas uma proposta de orçamento no sistema: com artigo, variante, quantidade, técnica, escalão e custos de preparação, pronta para ser revista.
Ler o pedido
A partir do email ou do formulário do site. O que lá não está — quantidade, técnica, data — fica como campo aberto e não é preenchido com um pressuposto.
Procurar o artigo
No catálogo, através do PIM, incluindo a variante certa. A mesma fonte que o ambiente de venda usa, portanto sem uma segunda lista que possa divergir.
Calcular a marcação
A técnica, o escalão, o número de cores e os custos de preparação, a partir das regras de técnica no sistema em vez de uma folha de cálculo.
Deixar o orçamento pronto
Como proposta no módulo de orçamentos, com a prova junto. Depois uma pessoa olha para ele e envia-o. O agente não envia nada por si.
O resultado
No grupo Brinxx o agente prepara desde 2025 cerca de 380 orçamentos por mês. O serviço interno começa o dia com orçamentos já prontos, em vez de uma caixa de correio cheia. O trabalho não desapareceu, deslocou-se: de procurar e copiar para rever e decidir.
O que não consta é um prazo antes e depois. Ninguém cronometrou os dois, por isso não pomos minutos — nem mesmo quando uma estimativa parece plausível. O número de cerca de 380 por mês tem além disso de ser ainda confirmado, com o período a que a contagem se refere.
O que o cliente diz sobre isso
Esta citação é uma proposta. Escrevemo-la tal como a entendemos nas conversas, para que possa ser apresentada ao cliente. Só vai para o ar quando o cliente a tiver aprovado palavra por palavra e quando o nome e a função estiverem junto dela.
“Ele faz o orçamento. Nós olhamos para ele e enviamos. É exatamente essa a divisão que queríamos.”
Três histórias que se ligam a esta
Os casos estão ligados entre si: o mesmo catálogo, as mesmas regras de técnica e o mesmo agente voltam em várias histórias. Estas três são as mais próximas do que acabou de ler.
Deixe-nos passar os seus pedidos da semana passada
Envie-nos os pedidos que chegaram na semana passada. Passamo-los pelo agente e mostramos que propostas de orçamento daí saem, e onde ele deixa um campo aberto porque o pedido não estava completo.