De quatro sistemas para uma só plataforma
A Brinxx fornece brindes corporativos a clientes empresariais. A empresa trabalhava com uma loja online, um sistema de orçamentos separado, folhas de cálculo para os preços de marcação e um pacote de contabilidade que nada sabia dos outros três. Hoje o catálogo, os orçamentos, as encomendas e os preços de técnica funcionam numa só plataforma, e a faturação está a ser configurada no ERP.
A situação
Quem vende brindes corporativos vende na verdade duas coisas ao mesmo tempo: um produto e uma marcação. O produto vem de um fornecedor, com dados, fotografias e prazos de entrega próprios. A marcação vem de uma técnica, com o seu próprio escalão de preços, os seus próprios custos de preparação e um número máximo de cores. Cada orçamento é, portanto, um cálculo sobre duas fontes que não se conhecem.
Na Brinxx esse cálculo estava na cabeça do serviço interno e em folhas de cálculo. Funcionava enquanto havia calma e enquanto estavam presentes as pessoas que sabiam. Deixou de funcionar assim que chegavam três pedidos ao mesmo tempo, ou assim que a colega que sabia de cor o escalão de uma técnica tirava uma semana de férias. O catálogo crescia mais depressa do que os sistemas: os dados de fornecedor mudam diariamente, mas a loja online ficava parada até alguém a atualizar à mão. Daí o inevitável telefonema: «esse artigo está no vosso site, mas o meu fornecedor já não o tem».
A isto acrescia que a Brinxx não é uma empresa padrão. Há escalões diferentes, acordos de preço específicos por cliente e artigos que só se vendem em conjunto. Cada pacote padrão que analisámos em conjunto obrigava a Brinxx a abdicar dessas regras. Não é um pormenor técnico, mas a diferença comercial face ao concorrente: são precisamente essas regras a razão pela qual um cliente compra na Brinxx e não noutro sítio.
O desafio
O problema verdadeiro não era a rapidez. Era a incerteza. Fazer um orçamento significava: procurar o produto, procurar o preço de compra, procurar a técnica, procurar o escalão, juntar os custos de preparação, aplicar a margem e depois copiar tudo para um documento. Um número errado e a margem desaparecia. E depois de o orçamento sair, ninguém conseguia demonstrar em que preço de compra assentava. Num orçamento recusado é pena; num orçamento aceite com um preço errado é uma perda que só vê no fim do trimestre.
Além disso, havia três coisas que tinham de acontecer ao mesmo tempo. Primeiro, os dados de produto de vários fornecedores tinham de entrar sozinhos todos os dias, sem que se perdessem artigos ou aparecessem em duplicado. Segundo, os preços de técnica tinham de passar a ser regras a sério no sistema em vez de células numa folha de cálculo — com o escalão, o número de cores e os custos de preparação lá dentro. Terceiro, um orçamento aceite tinha de passar a encomenda sem que ninguém copiasse uma linha.
E depois a tensão que pertence a cada um destes percursos: tudo isto tinha de acontecer enquanto a empresa continuava simplesmente a vender. Não havia um período em que a loja online pudesse estar um mês fora do ar, nem um momento em que o serviço interno pudesse deixar de fazer orçamentos para aprender um sistema. Por isso nada foi convertido de uma só vez.
Porquê MagicEverse
Não começámos com uma apresentação, mas com um ambiente a funcionar na identidade visual da Brinxx, preenchido com os seus próprios artigos. Em poucos dias podiam clicar no seu próprio catálogo em vez de olhar para capturas de ecrã. Isso mudou a conversa: deixou de ser sobre o que um sistema poderia fazer e passou a ser sobre o que no ecrã ainda não estava certo.
A isto junta-se que conhecemos o ofício. Ninguém teve de nos explicar o que é uma área de marcação, porque é que um custo de preparação conta por cor ou porque é que um feed de fornecedor chega às cinco da manhã. Esse conhecimento está no nosso produto e não apenas na conversa.
Como o fizemos em conjunto
Por fases, e por esta ordem — de propósito, porque cada passo assenta no anterior. Primeiro os dados de produto, porque tudo o resto assenta neles. Depois o ambiente de venda, que torna os dados visíveis. Depois os preços de técnica, que tiram o cálculo das cabeças. E por último a cadeia para o backoffice.
Ao lado disso foi mapeado o catálogo com as regras de negócio: que regra vale onde e que ecrã a gere. Essa panorâmica foi entregue em setembro de 2026 e determina agora o que falta ainda aterrar no ERP. Assim, em cada momento foi possível explicar o que mudava e o que não mudava, enquanto os orçamentos seguiam normalmente.
Primeiro os dados de produto
Os feeds de fornecedor entraram no PIM, com uma atualização noturna e um registo onde consta o que foi acrescentado, alterado e retirado. Com isso, a discussão sobre «esse artigo ainda existe?» ficou arrumada.
Depois o ambiente de venda
Pesquisa, filtros sobre os dados próprios e uma lista de orçamento em vez de um carrinho — porque neste setor ninguém encomenda às cegas 250 unidades com logótipo.
Depois os preços de técnica
Esta foi a parte mais pesada: serigrafia, tampografia, gravação, bordado e impressão digital, cada uma com o seu escalão, os seus custos de preparação e o seu máximo. Essas regras estão agora no sistema, de modo que o preço segue assim que alguém escolhe uma técnica.
Continuam a surgir mais: a técnica Hydroglaze foi acrescentada a 15 de setembro de 2026, no ambiente de gestão e no ERP ao mesmo tempo.
Por fim a cadeia para o backoffice
Um orçamento aceite passa a encomenda sem cópias. Pelo caminho a abordagem foi alterada: só as linhas de orçamento aprovadas seguem para a encomenda. Isso veio da prática. Um cliente quer muitas vezes ver duas variantes lado a lado e escolher depois uma; com a abordagem antiga era preciso então refazer todo o orçamento.
O resultado
O que a Brinxx ganha com isto não é em primeiro lugar rapidez, mas segurança. Um orçamento assenta num só catálogo, com um só preço de compra e um só preço de técnica, e essa origem fica visível depois. Era exatamente essa a falha que existia antes: um preço errado só se via no fim do trimestre.
Aqui colocamos apenas o que conseguimos explicar se nos perguntar. O tempo por orçamento antes e depois, e o número de orçamentos por mês, não foram medidos. Constam abaixo como ponto em aberto e não como resultado.
Um só catálogo como fonte
Em vez de quatro sítios onde estavam dados de produto. Os feeds entram de noite.
Orçamentos que se calculam sozinhos
Incluindo escalão, número de cores e custos de preparação. O preço segue assim que alguém escolhe uma técnica.
Rastreabilidade
Em cada orçamento é possível ver em que preço de compra e em que preço de técnica assentava.
As regras à medida ficaram
A Brinxx não teve de abdicar dos seus escalões e dos seus acordos com clientes para passar de quatro sistemas para um.
O que funciona hoje
A plataforma está num ambiente próprio com o catálogo, o ambiente de venda, os orçamentos, os preços de técnica e as regras à medida lá dentro. No mesmo motor funciona um segundo ambiente de venda para a Promotionalz, com sortido e preços próprios. Uma marca a mais é ali uma configuração e não um segundo sistema.
O passo seguinte é a faturação. Os preços de técnica e as notas de crédito já foram reconstruídos no ERP, para que também a administração caia na mesma cadeia.
O que o cliente diz sobre isso
Esta citação é uma proposta. Escrevemo-la tal como a entendemos nas conversas, para que possa ser apresentada ao cliente. Só vai para o ar quando o cliente a tiver aprovado palavra por palavra e quando o nome e a função estiverem junto dela.
“Não tivemos de abdicar dos nossos acordos de preço para passar de quatro sistemas para um. Para nós essa era a condição.”
Três histórias que se ligam a esta
Os casos estão ligados entre si: o mesmo catálogo, as mesmas regras de técnica e o mesmo agente voltam em várias histórias. Estas três são as mais próximas do que acabou de ler.
Construímos a sua demo sobre os seus próprios artigos
Envie-nos o seu feed de fornecedor ou uma lista dos seus artigos. Em poucos dias úteis estará um ambiente de venda na sua identidade visual num endereço próprio, com o seu próprio catálogo lá dentro. Assim não fala de um sistema, mas do seu próprio ecrã.