Ce que le PPWR exige de vous
Rassembler des données d'emballage est une question de données avant d'être une question juridique. Ce texte porte sur le rassemblement.
D'abord la limite de ce texte
Le PPWR est le règlement européen sur les emballages. Il exige des entreprises qu'elles puissent montrer des données sur leurs emballages. Ce que nous pouvons dire de ce règlement s'arrête là : nous ne sommes pas conseil juridique et nous n'allons donc pas expliquer ici quelle obligation s'applique à quelle date pour quel type d'entreprise. Celui qui a besoin de certitude à ce sujet va la chercher auprès de quelqu'un qui en répond.
Là où nous avons bien quelque chose à dire, c'est sur la partie pratique : le rassemblement. Car avant qu'une obligation devienne une question juridique, elle est une question de données. Vous devez obtenir des données sur les emballages auprès de vos sous-traitants, les rendre complètes, les tenir à jour et pouvoir les retrouver. C'est exactement le même problème que rassembler des données produits, et cela dérape exactement de la même manière.
Une question de données avant d'être une question juridique
Dans la pratique, un tel chantier se présente de la même façon chez presque tout le monde. Un courriel part vers les sous-traitants pour demander des données d'emballage, des certificats et des spécifications. Une partie répond, une partie non, une partie répond avec un fichier qui n'est pas ce que vous demandiez. Quelqu'un suit l'état dans un tableur. Deux mois plus tard, personne ne sait plus quelle version est la dernière.
L'erreur n'est pas chez ces personnes. L'erreur est que les données appartiennent à l'autre, alors que le remplissage vous incombe. Chaque fois que vous remplissez quelque chose que quelqu'un d'autre sait, vous construisez une copie qui vieillit. La solution n'est donc pas de mieux relancer mais d'inverser le sens : la partie qui sait remplit elle-même, à un seul endroit, où vous pouvez le voir.
Trois choses qu'une boîte aux lettres ne peut pas faire
Un échange de courriels est une excellente manière de demander quelque chose et une mauvaise manière de rassembler quelque chose. Cette différence, vous ne la remarquez qu'au troisième tour. Ci-dessous les trois points où cela dérape dans la pratique, et pourquoi aucun accord sur « merci de l'envoyer en pièce jointe dans ce format » ne les résout.
Une boîte aux lettres ne connaît pas les versions
Deux pièces jointes portant le même nom, à deux semaines d'intervalle. Laquelle est la dernière ? Et plus important : laquelle votre collègue a-t-elle utilisée quand elle a fait le récapitulatif ? Tant que le fichier circule au lieu de se trouver à un seul endroit, cette question est impossible à trancher sans appeler quelqu'un.
Une boîte aux lettres ne connaît pas les champs vides
Un formulaire sait ce qui lui manque ; un courriel non. Si un sous-traitant livre quatre des six données, vous ne le voyez qu'en les reprenant vous-même. Dans un portail, celui qui remplit le voit tout de suite, et cela vous épargne le tour où vous devez quand même lui demander les deux dernières.
Une boîte aux lettres n'a pas de compteur
La question, dans ce genre de chantier, n'est jamais « est-ce possible » mais « où en sommes-nous ». Combien de parties ont terminé, combien ont commencé, combien n'ont encore rien fait ? Sans ce compteur, il est impossible de planifier, et avec ce compteur c'est un stock de travail comme un autre.
Laissez l'autre remplir lui-même
Un portail est un environnement cloisonné pour une seule partie. Du côté vente, vous connaissez déjà cela : un client ou un revendeur se connecte et voit ses propres prix, son propre assortiment, ses propres commandes et ses propres documents, et rien de plus. Du côté achat, le même mécanisme fonctionne exactement à l'envers : là, votre sous-traitant remplit lui-même ses données — données d'emballage, certificats et spécifications — au lieu que votre équipe les rassemble par courriel.
Ce que cela apporte est moins spectaculaire que cela n'en a l'air, et c'est justement pour cela que c'est exploitable. Vous obtenez un jeu complet au lieu d'une boîte aux lettres pleine de pièces jointes. Il n'y a plus de discussion sur qui avait quelle version, puisqu'il n'y en a qu'une. Les droits sont établis par utilisateur : qui peut remplir, qui peut seulement regarder, qui peut approuver. Et le portail se trouve à une adresse propre, dans l'identité visuelle de la partie qui l'utilise, de sorte qu'il ne ressemble pas à une annexe d'un de vos systèmes mais à un endroit où ces données doivent être.
Un portail fournisseurs dans la pratique
Pour Spranz, nous construisons un portail fournisseurs dans lequel les sous-traitants remplissent eux-mêmes leurs données, notamment pour la réglementation sur les emballages. Cela fait partie d'un chantier plus large chez ce client — Magic Logo, le PIM avec le DAM, l'environnement grand public et l'agent — et le portail y est précisément la partie qui porte sur le rassemblement et non sur la vente.
Un portail tourne à cette occasion sur le même catalogue issu du PIM et sur le même flux de commandes que le module ERP. Ce n'est pas un détail technique : cela signifie que les données d'emballage que votre sous-traitant remplit viennent se placer auprès du même article que les données d'impression, les prix et les photos. Une source, et donc un seul endroit où une erreur est commise et un seul endroit où elle est corrigée.
Commencez par ce que vous rassemblez aujourd'hui par courriel
La première étape n'est pas un logiciel mais une liste. Quelles données demandez-vous aujourd'hui par courriel, à combien de parties, à quelle fréquence, et qui suit l'état ? Ces quatre réponses disent précisément si un portail vous apporte quelque chose. Si vous rassemblez deux champs chez trois fournisseurs, un courriel fait très bien l'affaire. Si vous rassemblez dix champs plus des documents chez trente parties, et que cela doit se refaire chaque année, un portail gagne dès le premier tour.
Envoyez-nous cette liste et nous installons un portail pour cela, et vous voyez ce que voit celui qui remplit. Ce que nous ne faisons pas, c'est promettre que vous satisfaites ainsi à une obligation — c'est une question pour votre juriste. Ce que nous faisons, c'est veiller à ce que les données soient complètes, à jour et retrouvables au moment où quelqu'un les demande.
De quoi il s'agit ici
Le portail de ce texte est le produit Portalen ; si vous voulez proposer le même mécanisme sous la marque de votre client, cela s'appelle Brand Sites. La page sectorielle pour les fabricants et importateurs décrit où cela s'insère dans la chaîne.
Portalen — pour clients, revendeurs et fournisseurs
Prix propres, documents propres et un portail fournisseurs où l'autre remplit lui-même.Brand Sites — votre plateforme, la marque de votre client
Le même mécanisme, en marque blanche sous la marque de votre client.Fabricants et importateurs
Des données vers vos revendeurs, des portails et de la documentation, avec les données d'impression en ordre.Posez votre question
Dites-nous quelles données vous rassemblez aujourd'hui par courriel, et nous installons un portail pour cela.Que rassemblez-vous aujourd'hui par courriel ?
Envoyez-nous la liste des données que vous demandez aujourd'hui à vos sous-traitants, et auprès de combien de parties. Nous installons un portail pour cela et vous voyez ce que voit celui qui remplit.
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