Dział wewnętrzny zaczyna dzień od ofert, które są już gotowe
Klient wysyła wiadomość: „mają Państwo 250 toreb z naszym logo na koniec miesiąca?” Agent to czyta, szuka artykułu, liczy nadruk i przygotowuje ofertę. Człowiek na nią patrzy i wysyła.
Sytuacja
Zapytania wpływają mailem, przez WhatsApp, przez formularz na stronie i telefonicznie. Rzadko bywają kompletne: bez ilości, bez techniki, bez daty.
Dział wewnętrzny zaczyna więc każde zapytanie od dopytywania, a potem od szukania. To praca, której nikt nie lubi, a która i tak wyznacza czas realizacji: klient nie czeka na policzenie progu ilościowego, czeka, aż ktoś będzie miał czas na to spojrzeć. A kto pierwszy przyjdzie z ceną, stoi z przodu.
Wyzwanie
Chatbot, który tylko odpowiada, przesuwa pracę. My chcieliśmy agenta, który pracę wykona: przeszuka katalog, wybierze właściwy wariant, zastosuje próg ilościowy, zrobi próbę i założy ofertę w systemie. To możliwe tylko wtedy, gdy agent naprawdę sięga do systemów. Dlatego wisi przez MCP na PIM, na module ofert i na skrzynce pocztowej, przy czym dla każdego połączenia jest ustalone, co wolno czytać i co wolno zapisywać.
Drugim wyzwaniem było zaufanie. Agent, który samodzielnie wysyła oferty, jest o jedną błędną cenę od problemu z klientem. Dlatego krok zatwierdzania nie jest ustawieniem, lecz decyzją projektową: nie jest włączony dlatego, że ktoś go włączył, i nie da się go wyłączyć.
Granica, której pilnujemy
Agent przygotowuje, człowiek decyduje. Oferta nie wychodzi automatycznie. Zawsze jest pomiędzy krok zatwierdzania i zawsze da się zobaczyć, dlaczego agent coś zrobił: jaki artykuł wybrał, jaką technikę, jaki próg.
Nie używamy też Państwa danych firmowych do trenowania modeli osób trzecich. To nie obietnica o dobrych intencjach, lecz cecha konstrukcji: przy każdym połączeniu ustalone jest, co wolno czytać i co wolno zapisywać, i to da się sprawdzić zamiast w to wierzyć.
Jak to wygląda w praktyce
Agent wykonuje kroki, które zrobiłby też pracownik, w tej samej kolejności, i zatrzymuje się w miejscu, w którym o wyniku musi wypowiedzieć się człowiek. Czego nie potrafi znaleźć, zostawia otwarte zamiast to wymyślać.
Dlatego wynikiem zapytania nie jest odpowiedź, lecz projekt oferty w systemie: z artykułem, wariantem, ilością, techniką, progiem ilościowym i kosztami przygotowania, gotowy do sprawdzenia.
Przeczytać zapytanie
Z maila albo z formularza na stronie. To, czego w nim nie ma — ilość, technika, data — zostaje polem otwartym i nie jest wypełniane założeniem.
Znaleźć artykuł
W katalogu, przez PIM, wraz z właściwym wariantem. To samo źródło, którego używa środowisko sprzedaży, a więc żadnej drugiej listy, która mogłaby się rozjechać.
Policzyć nadruk
Technika, próg ilościowy, liczba kolorów i koszty przygotowania, z reguł technik w systemie zamiast z arkusza.
Przygotować ofertę
Jako projekt w module ofert, z próbą w załączeniu. Potem patrzy na nią człowiek i wysyła. Agent sam nic nie wysyła.
Wynik
W grupie Brinxx agent przygotowuje od 2025 około 380 ofert miesięcznie. Dział wewnętrzny zaczyna dzień od ofert, które są gotowe, zamiast od pełnej skrzynki. Praca nie zniknęła, przesunęła się: od szukania i przepisywania do sprawdzania i decydowania.
Czego tu nie ma, to czas realizacji przed i po. Nikt nie zmierzył obu, więc nie stawiamy tu minut — także wtedy, gdy szacunek brzmi wiarygodnie. Liczba około 380 miesięcznie musi być ponadto jeszcze potwierdzona, wraz z okresem, za który liczono.
Co mówi o tym klient
Ten cytat jest propozycją. Zapisaliśmy go tak, jak zrozumieliśmy go z rozmów, aby można go było przedłożyć klientowi. Opublikujemy go dopiero wtedy, gdy klient zatwierdzi go dosłownie i gdy pojawi się przy nim imię, nazwisko i stanowisko.
“On robi ofertę. My na nią patrzymy i wysyłamy. To dokładnie ten podział, którego chcieliśmy.”
Trzy historie, które z tym się wiążą
Przypadki są ze sobą powiązane: ten sam katalog, te same reguły technik i ten sam agent wracają w kilku historiach. Te trzy są najbliższe temu, co właśnie Państwo przeczytali.
Proszę pozwolić nam przepuścić zapytania z zeszłego tygodnia
Proszę przysłać nam zapytania, które wpłynęły w zeszłym tygodniu. Przepuścimy je przez agenta i pokażemy, jakie projekty ofert z tego wychodzą i gdzie zostawia otwarte pole, bo zapytanie nie było kompletne.