Z czterech systemów na jedną platformę
Brinxx dostarcza upominki firmowe klientom biznesowym. Firma pracowała ze sklepem internetowym, osobnym systemem ofertowym, arkuszami do cen nadruku i programem księgowym, który nie wiedział nic o pozostałej trójce. Dziś katalog, oferty, zamówienia i ceny technik działają na jednej platformie, a fakturowanie jest konfigurowane w ERP.
Sytuacja
Kto sprzedaje upominki firmowe, sprzedaje w istocie dwie rzeczy naraz: produkt i nadruk. Produkt pochodzi od dostawcy, z własnymi danymi, własnymi zdjęciami i własnymi terminami dostaw. Nadruk pochodzi z techniki, z własnym progiem ilościowym, własnymi kosztami przygotowania i maksymalną liczbą kolorów. Każda oferta jest więc wyliczeniem na dwóch źródłach, które się nawzajem nie znają.
W Brinxx to wyliczenie było w głowach działu wewnętrznego i w arkuszach. Działało, dopóki było spokojnie i dopóki obecne były osoby, które wiedziały. Przestało działać, gdy tylko wpływały trzy zapytania naraz albo gdy koleżanka, która znała próg danej techniki na pamięć, brała tydzień wolnego. Katalog rósł szybciej niż systemy: dane dostawców zmieniają się codziennie, ale sklep internetowy stał, dopóki ktoś nie zaktualizował go ręcznie. Stąd nieunikniony telefon: „ten artykuł jest na Państwa stronie, ale mój dostawca już go nie ma”.
Do tego Brinxx nie jest firmą standardową. Są tu odbiegające progi ilościowe, ustalenia cenowe właściwe dla klienta i artykuły sprzedawane tylko w zestawie. Każdy pakiet standardowy, któremu wspólnie się przyglądaliśmy, zmuszał Brinxx do rezygnacji z tych reguł. To nie jest szczegół techniczny, lecz handlowa różnica wobec konkurenta: to właśnie te reguły są powodem, dla którego klient kupuje w Brinxx, a nie gdzie indziej.
Wyzwanie
Prawdziwym problemem nie była szybkość. Była nim niepewność. Zrobienie oferty oznaczało: znaleźć produkt, znaleźć cenę zakupu, znaleźć technikę, znaleźć próg, dodać koszty przygotowania, doliczyć marżę, a potem wszystko przepisać do dokumentu. Jedna liczba źle i marży nie było. A gdy oferta już wyszła, nikt nie potrafił potem wykazać, na jakiej cenie zakupu się opierała. Przy odrzuconej ofercie to szkoda; przy przyjętej ofercie z błędną ceną to strata, którą widzą Państwo dopiero na koniec kwartału.
Na to nakładały się trzy rzeczy, które musiały wydarzyć się równocześnie. Po pierwsze, dane produktowe wielu dostawców musiały codziennie wpływać same, bez gubienia artykułów i bez duplikatów. Po drugie, ceny technik musiały stać się prawdziwymi regułami w systemie zamiast komórek w arkuszu — z progiem, liczbą kolorów i kosztami przygotowania w środku. Po trzecie, przyjęta oferta musiała stać się zamówieniem bez przepisywania choćby jednego wiersza.
I do tego napięcie, które towarzyszy każdemu takiemu projektowi: wszystko to musiało dziać się, gdy firma normalnie sprzedawała dalej. Nie było okresu, w którym sklep internetowy mógłby być miesiąc wyłączony, ani chwili, w której dział wewnętrzny mógłby przestać robić oferty, żeby nauczyć się systemu. Dlatego nic nie zostało przeniesione za jednym razem.
Dlaczego MagicEverse
Nie zaczęliśmy od prezentacji, lecz od działającego środowiska w identyfikacji wizualnej Brinxx, wypełnionego ich własnymi artykułami. W ciągu kilku dni mogli klikać we własnym katalogu zamiast oglądać zrzuty ekranu. To zmieniło rozmowę: nie chodziło już o to, co system mógłby umieć, lecz o to, co na ekranie jeszcze się nie zgadzało.
Do tego dochodzi, że znamy tę branżę. Nikt nie musiał nam tłumaczyć, czym jest pole zadruku, dlaczego koszt przygotowania liczy się na kolor ani dlaczego feed dostawcy przychodzi o piątej rano. Ta wiedza siedzi u nas w produkcie, a nie tylko w rozmowie.
Jak zrobiliśmy to wspólnie
Etapami i w tej kolejności — celowo, bo każdy krok opiera się na poprzednim. Najpierw dane produktowe, bo na nich stoi cała reszta. Potem środowisko sprzedaży, które czyni dane widocznymi. Potem ceny technik, które wyjmują liczenie z głów. A na końcu łańcuch do backoffice.
Obok tego zmapowano katalog reguł biznesowych: która reguła gdzie obowiązuje i który ekran nią zarządza. To zestawienie dostarczono we wrześniu 2026 i określa ono teraz, co musi jeszcze trafić do ERP. Dzięki temu w każdej chwili dało się wyjaśnić, co się zmienia, a co nie, podczas gdy oferty szły normalnie dalej.
Najpierw dane produktowe
Feedy dostawców trafiły do PIM, z nocnym odświeżaniem i dziennikiem, w którym widać, co doszło, co się zmieniło i co wypadło. Dyskusja o tym, „czy ten artykuł jeszcze jest”, została tym samym zamknięta.
Potem środowisko sprzedaży
Wyszukiwanie, filtry na własnych danych i lista ofert zamiast koszyka — bo w tej branży nikt nie zamawia w ciemno 250 sztuk z logo.
Potem ceny technik
To był najcięższy kawałek: sitodruk, tampodruk, grawerowanie, haft i druk cyfrowy, każdy z własnym progiem ilościowym, własnym kosztem przygotowania i własnym maksimum. Te reguły są teraz w systemie, więc cena idzie w ślad, gdy tylko ktoś wybierze technikę.
Wciąż dochodzą kolejne: technikę Hydroglaze dodano 15 września 2026, w środowisku administracyjnym i w ERP jednocześnie.
Na koniec łańcuch do backoffice
Przyjęta oferta staje się zamówieniem bez przepisywania. Po drodze zmieniono tam założenie: do zamówienia przechodzą tylko zatwierdzone wiersze oferty. To wzięło się z praktyki. Klient często chce zobaczyć dwa warianty obok siebie i dopiero potem wybrać jeden; przy starym założeniu trzeba było wtedy robić całą ofertę od nowa.
Wynik
To, co Brinxx z tego ma, to w pierwszej kolejności nie szybkość, lecz pewność. Oferta opiera się na jednym katalogu, z jedną ceną zakupu i jedną ceną techniki, a to pochodzenie da się później odtworzyć. To była dokładnie ta luka, która wcześniej istniała: błędną cenę widzieli Państwo dawniej dopiero na koniec kwartału.
Umieszczamy tu wyłącznie to, co potrafimy opowiedzieć, gdy Państwo zapytają. Czas na ofertę przed i po oraz liczba ofert miesięcznie nie zostały zmierzone. Stoją poniżej jako punkt otwarty, a nie jako wynik.
Jeden katalog jako źródło
Zamiast czterech miejsc, w których stały dane produktowe. Feedy przychodzą w nocy.
Oferty, które liczą się same
Łącznie z progiem ilościowym, liczbą kolorów i kosztami przygotowania. Cena idzie w ślad, gdy tylko ktoś wybierze technikę.
Możliwość odtworzenia
Przy każdej ofercie widać później, na jakiej cenie zakupu i jakiej cenie techniki się opierała.
Reguły na miarę zostały
Brinxx nie musiał rezygnować z własnych progów ilościowych i ustaleń z klientami, żeby przejść z czterech systemów na jeden.
Co działa dziś
Platforma stoi we własnym środowisku, z katalogiem, środowiskiem sprzedaży, ofertami, cenami technik i regułami na miarę w środku. Na tym samym silniku działa drugie środowisko sprzedaży dla Promotionalz, z własnym asortymentem i własnymi cenami. Marka więcej jest tam konfiguracją, a nie drugim systemem.
Kolejnym krokiem jest fakturowanie. Ceny technik i noty kredytowe są już odwzorowane w ERP, tak aby również administracja wpadła w ten sam łańcuch.
Co mówi o tym klient
Ten cytat jest propozycją. Zapisaliśmy go tak, jak zrozumieliśmy go z rozmów, aby można go było przedłożyć klientowi. Opublikujemy go dopiero wtedy, gdy klient zatwierdzi go dosłownie i gdy pojawi się przy nim imię, nazwisko i stanowisko.
“Nie musieliśmy rezygnować z własnych ustaleń cenowych, żeby przejść z czterech systemów na jeden. To był dla nas warunek.”
Trzy historie, które z tym się wiążą
Przypadki są ze sobą powiązane: ten sam katalog, te same reguły technik i ten sam agent wracają w kilku historiach. Te trzy są najbliższe temu, co właśnie Państwo przeczytali.
Państwa demo budujemy na Państwa własnych artykułach
Proszę przesłać nam swój feed dostawcy albo listę swoich artykułów. W ciągu kilku dni roboczych stanie środowisko sprzedaży w Państwa identyfikacji wizualnej pod własnym adresem, z Państwa własnym katalogiem w środku. Wtedy rozmowa nie dotyczy systemu, lecz Państwa własnego ekranu.