Od zapytania do faktury, bez przepisywania

Artykuł, wariant, ilość, technika, liczba kolorów, koszty przygotowania, marża i VAT są na jednym ekranie. Można zestawić kilka ilości obok siebie i zlecić akceptację oferty pozycja po pozycji, tak aby klient wybrał jeden z dwóch wariantów bez przygotowywania całej oferty od nowa. Po akceptacji oferta staje się zamówieniem, a zamówienia u dostawców są z nim powiązane. Próba druku w 2D i 3D z logo klienta trafia jako PDF do wiadomości e-mail.

Firmy, osoby kontaktowe i adresy w jednym miejscu, przy czym kraj i numer VAT decydują o tym, jaki VAT pojawia się w ofercie. Termin płatności, handlowiec i ustalenia cenowe są przypisane do klienta, a historia ofert, zamówień i faktur jest na tej samej karcie. Nowego klienta można powierzyć Magic Agent: dopyta o brakujące dane i zapisze coś dopiero po Państwa potwierdzeniu.

Katalog Państwa dostawców już tu jest: artykuły z wariantami, kolorami, zdjęciami, cenami według progów ilościowych i stanem magazynowym, a do tego techniki nadruku, pozycje nadruku i koszty przygotowania dla każdego artykułu. Własne artykuły i własne ceny są obok, a nie pod spodem, a wyszukiwać można po numerze, słowie, kolorze, dostawcy lub stanie magazynowym. Wszystkie techniki są w systemie prawdziwymi regułami, z własnym progiem ilościowym, kosztami przygotowania i maksimum. Nowe techniki po prostu się dodaje: Hydroglaze dodano 15 września 2026.

Przy akceptacji pozycji oferty powstaje jedno zamówienie na każdego dostawcę, z wyborem, czy dostawa ma trafić do Państwa, czy bezpośrednio na adres klienta. Cena zakupu, cena sprzedaży i marża są widoczne w każdej pozycji, więc wiadomo, ile zamówienie przyniesie, zanim wyjdzie z firmy. Wysyłkę i śledzenie statusu obsługuje się z tego samego zamówienia; nikt nie przepisuje ani jednej pozycji.

Stany według lokalizacji, to, co zarezerwowano na bieżące zamówienia, i powiadomienie, gdy tylko artykuł spadnie poniżej progu. Inwentaryzacje i ruchy należą do samego artykułu, a dzięki kodom kreskowym przyjęcie i wydanie w magazynie to jedna czynność, a nie lista, którą ktoś później uzupełnia.

Faktura powstaje z zamówienia, z własną serią numeracji, własnymi kodami VAT i własnym terminem płatności. Faktury częściowe i faktury korygujące należą do tego samego łańcucha, a nie do osobnego pliku. Płatności rejestruje się w tym samym miejscu, więc widać, które pozycje są otwarte i od jak dawna. VAT zależy od kraju i numeru VAT klienta, numeracja biegnie dalej dla każdej firmy, a raport o obrocie i marży za dany okres jest gotowy.

Klient z własnymi ustaleniami cenowymi zachowuje je, nawet gdy zmienia się cena standardowa. Grupy rabatowe działają na całą grupę artykułów naraz, więc ustalenie zapisuje się raz, a nie przy każdej ofercie od nowa.

Fast Editor otwiera się z właściwym artykułem i pozycjami nadruku dostawcy, dzięki czemu klient sam projektuje swój nadruk. Projekt wraca do pozycji zamówienia, z podglądem, techniką, wymiarami i kolorami PMS. Gdy tylko zamówienie zostanie potwierdzone, Fast Editor dostarcza plik do druku i próbę druku. Działa to m.in. z katalogiem PF Concept i XD Connects.

„Przygotuj ofertę dla piekarni De Vries, 250 sztuk 377-00.001 z tampodrukiem” wystarczy, aby propozycja była gotowa. Wyszukiwanie działa też według kryteriów: czerwony termos na stanie, sto sztuk, tampodruk w dwóch kolorach, dostawca PF. Jeśli agentowi czegoś brakuje, dopyta. W otwartej ofercie dodaje pozycje jednym zdaniem, zgłasza to, co odstaje — marżę, która się nie zgadza, cenę, która odbiega — i niczego nie zapisuje przed Państwa potwierdzeniem.

Przy pierwszym logowaniu przewodnik prowadzi przez wszystkie ekrany i można go w każdej chwili uruchomić ponownie. Instrukcja jest wbudowana w system i opisuje każdy proces krok po kroku. W razie problemu zgłasza się go z poziomu Magic Agent: zgłoszenie trafia do naszego zespołu wsparcia razem z ekranem, logiem, konsolą i zrzutem ekranu, nie trzeba więc tłumaczyć, gdzie się było.

Każda firma ma własnych klientów, numerację, dzienniki i ustawienia, a katalog i stawki VAT są wspólne dla wszystkich firm. Logowanie odbywa się bez hasła: kod zamawia się e-mailem. Uprawnienia i role ustawia się dla każdego użytkownika, oddziału i marki, więc sprzedaż nie widzi tego, co widzi administracja.