Von der Anfrage bis zur Rechnung, ohne Abtippen

Artikel, Variante, Menge, Technik, Anzahl Farben, Einrichtungskosten, Marge und Mehrwertsteuer stehen in einer Maske. Sie können mehrere Mengen nebeneinanderstellen und ein Angebot zeilenweise freigeben lassen, sodass ein Kunde zwischen zwei Varianten wählt, ohne dass das ganze Angebot neu erstellt werden muss. Liegt die Zustimmung vor, wird das Angebot zum Auftrag, und die Bestellungen bei den Lieferanten hängen daran. Der Druckproof in 2D und 3D mit dem Logo des Kunden geht als PDF mit der E-Mail hinaus.

Unternehmen, Ansprechpartner und Adressen beieinander, wobei Land und USt-IdNr. bestimmen, welche Mehrwertsteuer auf das Angebot kommt. Zahlungsziel, Verkäufer und Preisvereinbarungen sind je Kunde festgelegt, und die Historie von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen steht auf derselben Karte. Einen neuen Kunden können Sie Magic Agent überlassen: Er fragt nach, was fehlt, und legt erst etwas an, wenn Sie bestätigen.

Der Katalog Ihrer Lieferanten ist bereits enthalten: Artikel mit Varianten, Farben, Fotos, Staffelpreisen und Bestand, dazu die Drucktechniken, Druckpositionen und Einrichtungskosten je Artikel. Ihre eigenen Artikel und Ihre eigenen Preise stehen daneben, nicht darunter, und Sie suchen nach Nummer, Begriff, Farbe, Lieferant oder Bestand. Alle Techniken stehen als echte Regeln im System, mit ihrer Staffel, ihren Einrichtungskosten und ihrem Maximum. Neue Techniken kommen einfach hinzu: Hydroglaze wurde am 15. September 2026 ergänzt.

Bei der Freigabe der Angebotszeilen entsteht je Lieferant eine Bestellung, mit der Wahl, ob an Sie geliefert wird oder direkt an die Adresse Ihres Kunden. Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge stehen je Zeile im Blick, Sie sehen also, was ein Auftrag einbringt, bevor er das Haus verlässt. Versand und Statusverfolgung erledigen Sie aus demselben Auftrag heraus; niemand tippt eine Zeile ab.

Bestände je Lagerort, was für laufende Aufträge reserviert ist, und eine Meldung, sobald ein Artikel unter die Grenze fällt. Zählungen und Bewegungen gehören zum Artikel selbst, und mit Barcodes sind Wareneingang und Ausgabe im Lager ein Handgriff statt einer Liste, die jemand später nachträgt.

Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, mit Ihrem Nummernkreis, Ihren Steuerschlüsseln und Ihrem Zahlungsziel. Teilrechnungen und Gutschriften gehören zur selben Kette und nicht in eine eigene Datei. Zahlungen erfassen Sie dazu, sodass Sie sehen, welche Posten offen sind und wie alt sie sind. Die Mehrwertsteuer folgt dem Land und der USt-IdNr. des Kunden, die Nummerierung läuft je Unternehmen weiter, und für Umsatz und Marge je Zeitraum steht ein Bericht bereit.

Ein Kunde mit einer eigenen Preisvereinbarung behält diese Vereinbarung, auch wenn sich der Standardpreis ändert. Rabattgruppen wirken auf eine ganze Artikelgruppe zugleich, sodass Sie eine Vereinbarung einmal festlegen statt bei jedem Angebot aufs Neue.

Fast Editor öffnet sich mit dem richtigen Artikel und den Druckpositionen des Lieferanten, sodass Ihr Kunde seine Veredelung selbst gestaltet. Der Entwurf kommt an die Auftragszeile zurück, mit Vorschau, Technik, Maßen und PMS-Farben. Sobald der Auftrag bestätigt ist, liefert Fast Editor die Druckdatei und den Druckproof. Das funktioniert unter anderem mit dem Katalog von PF Concept und XD Connects.

„Erstelle ein Angebot für Bäckerei De Vries, 250 Stück 377-00.001 mit Tampondruck“ genügt, um einen Vorschlag bereitzustellen. Die Suche funktioniert auch nach Kriterien: eine rote Thermosflasche auf Lager, hundert Stück, Tampondruck in zwei Farben, Lieferant PF. Fehlt dem Agenten etwas, fragt er nach. In einem offenen Angebot fügt er mit einem Satz Zeilen hinzu, er meldet, was aus dem Rahmen fällt — eine Marge, die nicht stimmt, ein Preis, der abweicht —, und er speichert nichts, bevor Sie bestätigen.

Bei der ersten Anmeldung führt eine Tour durch alle Masken, und die können Sie jederzeit neu starten. Das Handbuch steckt im System selbst und beschreibt jeden Ablauf Schritt für Schritt. Kommen Sie nicht weiter, melden Sie es aus Magic Agent heraus: Das Ticket geht mit der Maske, dem Log, der Konsole und einem Screenshot an unser Support-Team, Sie müssen also nicht erklären, wo Sie waren.

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Kunden, Nummernkreise, Journale und Einstellungen, während der Katalog und die Steuersätze über alle Unternehmen geteilt werden. Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort: Sie fordern einen Code per E-Mail an. Rechte und Rollen gelten je Benutzer, je Niederlassung und je Marke, der Verkauf sieht also nicht, was die Verwaltung sieht.