Von vier Systemen zu einer Plattform
Brinxx liefert Werbegeschenke an Geschäftskunden. Das Unternehmen arbeitete mit einem Webshop, einem separaten Angebotssystem, Tabellen für Veredelungspreise und einem Buchhaltungspaket, das von den anderen dreien nichts wusste. Heute laufen der Katalog, die Angebote, die Aufträge und die Technikpreise auf einer Plattform, und die Fakturierung wird im ERP eingerichtet.
Die Ausgangslage
Wer Werbegeschenke verkauft, verkauft eigentlich zwei Dinge zugleich: ein Produkt und eine Veredelung. Das Produkt kommt von einem Lieferanten, mit eigenen Daten, eigenen Fotos und eigenen Lieferzeiten. Die Veredelung kommt von einer Technik, mit einer eigenen Preisstaffel, eigenen Einrichtungskosten und einer maximalen Anzahl Farben. Jedes Angebot ist also eine Rechnung über zwei Quellen, die einander nicht kennen.
Bei Brinxx steckte diese Rechnung in den Köpfen des Innendienstes und in Tabellen. Das funktionierte, solange es ruhig war und die Menschen da waren, die es wussten. Es funktionierte nicht mehr, sobald drei Anfragen gleichzeitig vorlagen oder sobald die Kollegin, die die Staffel einer Technik auswendig kannte, eine Woche freinahm. Der Katalog wuchs schneller als die Systeme: Lieferantendaten ändern sich täglich, aber der Webshop stand still, bis jemand von Hand nachpflegte. Das führt zu dem unvermeidlichen Telefonat: „Dieser Artikel steht auf Ihrer Website, aber mein Lieferant hat ihn nicht mehr.“
Dazu kam, dass Brinxx kein Standardunternehmen ist. Es gibt abweichende Staffeln, kundenspezifische Preisvereinbarungen und Artikel, die nur in Kombination verkauft werden. Jedes Standardpaket, das wir uns gemeinsam angesehen haben, zwang Brinxx dazu, diese Regeln aufzugeben. Das ist kein technisches Detail, sondern der kommerzielle Unterschied zum Wettbewerber: Genau diese Regeln sind der Grund, warum ein Kunde bei Brinxx kauft und nicht woanders.
Die Herausforderung
Das eigentliche Problem war nicht die Geschwindigkeit. Es war die Unsicherheit. Ein Angebot zu erstellen bedeutete: Produkt nachschlagen, Einkaufspreis nachschlagen, Technik nachschlagen, Staffel nachschlagen, Einrichtungskosten dazu, Marge darauf, und dann alles in ein Dokument abtippen. Eine Zahl falsch und die Marge war weg. Und wenn das Angebot draußen war, konnte niemand im Nachhinein belegen, auf welchem Einkaufspreis es beruhte. Bei einem abgelehnten Angebot ist das schade; bei einem angenommenen Angebot mit einem falschen Preis ist es ein Verlust, den Sie erst am Ende des Quartals sehen.
Darüber hinaus lagen drei Dinge an, die gleichzeitig geschehen mussten. Erstens mussten die Produktdaten mehrerer Lieferanten täglich von selbst hereinkommen, ohne dass Artikel verloren gingen oder doppelt standen. Zweitens mussten die Technikpreise echte Regeln im System werden statt Zellen in einer Tabelle — mit der Staffel, der Anzahl Farben und den Einrichtungskosten darin. Drittens musste ein angenommenes Angebot zu einem Auftrag werden, ohne dass jemand eine Zeile abtippt.
Und dann die Spannung, die zu jedem dieser Projekte gehört: Das musste geschehen, während das Unternehmen ganz normal weiterverkaufte. Es gab keinen Zeitraum, in dem der Webshop einen Monat lang offline sein durfte, und es gab keinen Moment, in dem der Innendienst aufhören konnte, Angebote zu erstellen, um ein System zu lernen. Deshalb ist nichts auf einmal umgestellt worden.
Warum MagicEverse
Wir haben nicht mit einer Präsentation angefangen, sondern mit einer laufenden Umgebung im Erscheinungsbild von Brinxx, gefüllt mit deren eigenen Artikeln. Innerhalb weniger Tage konnten sie in ihrem eigenen Katalog klicken, statt auf Bildschirmfotos zu schauen. Das veränderte das Gespräch: Es ging nicht mehr darum, was ein System könnte, sondern darum, was auf dem Bildschirm noch nicht stimmte.
Dazu kommt, dass wir das Fach kennen. Uns musste niemand erklären, was eine Druckfläche ist, warum Einrichtungskosten je Farbe zählen oder warum ein Lieferantenfeed um fünf Uhr morgens hereinkommt. Dieses Wissen steckt bei uns im Produkt und nicht nur im Gespräch.
Wie wir es gemeinsam gemacht haben
In Phasen, und in dieser Reihenfolge — mit Absicht, denn jeder Schritt stützt sich auf den vorigen. Die Produktdaten zuerst, weil alles andere darauf ruht. Danach die Verkaufsumgebung, die die Daten sichtbar macht. Danach die Technikpreise, die das Rechnen aus den Köpfen holen. Und zuletzt die Kette in den Backoffice.
Daneben wurde der Katalog mit den Geschäftsregeln erfasst: welche Regel wo gilt und welche Maske sie verwaltet. Diese Übersicht wurde im September 2026 geliefert und bestimmt jetzt, was noch im ERP landen muss. So blieb zu jedem Zeitpunkt erklärbar, was sich änderte und was nicht, während die Angebote einfach weiterliefen.
Zuerst die Produktdaten
Die Lieferantenfeeds gingen in das PIM, mit einer nächtlichen Aktualisierung und einem Protokoll, in dem steht, was hinzugekommen, geändert und weggefallen ist. Damit war die Diskussion über „gibt es diesen Artikel noch“ vom Tisch.
Danach die Verkaufsumgebung
Suchen, Filter auf den eigenen Daten und eine Angebotsliste statt eines Warenkorbs — denn in dieser Branche bestellt niemand blind 250 Stück mit Logo.
Danach die Technikpreise
Das war das schwerste Stück: Siebdruck, Tampondruck, Gravur, Stickerei und Digitaldruck, jeweils mit einer eigenen Staffel, eigenen Einrichtungskosten und einem eigenen Maximum. Diese Regeln stehen jetzt im System, sodass der Preis folgt, sobald jemand eine Technik wählt.
Es kommen weiterhin welche hinzu: die Technik Hydroglaze wurde am 15. September 2026 ergänzt, in der Verwaltungsumgebung und im ERP zugleich.
Zum Schluss die Kette in den Backoffice
Ein angenommenes Angebot wird zum Auftrag, ohne dass etwas abgetippt wird. Unterwegs wurde der Aufbau dort geändert: Nur freigegebene Angebotszeilen gehen in den Auftrag mit. Das kam aus der Praxis. Ein Kunde möchte oft zwei Varianten nebeneinander sehen und sich danach für eine entscheiden; mit dem alten Aufbau musste dann das ganze Angebot neu erstellt werden.
Das Ergebnis
Was Brinxx davon hat, ist in erster Linie nicht Geschwindigkeit, sondern Sicherheit. Ein Angebot ruht auf einem Katalog, mit einem Einkaufspreis und einem Technikpreis, und diese Herkunft ist im Nachhinein nachvollziehbar. Genau das war die Lücke, die vorher da war: einen falschen Preis sahen Sie früher erst am Ende des Quartals.
Wir stellen hier nur hin, was wir nacherzählen können, wenn Sie danach fragen. Die Zeit pro Angebot vorher und nachher sowie die Anzahl der Angebote pro Monat sind nicht gemessen. Sie stehen unten als offener Punkt und nicht als Ergebnis.
Ein Katalog als Quelle
Statt vier Stellen, an denen Produktdaten standen. Die Feeds kommen nachts herein.
Angebote, die sich selbst berechnen
Einschließlich Staffel, Anzahl Farben und Einrichtungskosten. Der Preis folgt, sobald jemand eine Technik wählt.
Nachvollziehbarkeit
Bei jedem Angebot ist nachzusehen, auf welchem Einkaufspreis und welchem Technikpreis es beruhte.
Die Sonderregeln sind geblieben
Brinxx musste seine eigenen Staffeln und Kundenvereinbarungen nicht aufgeben, um von vier Systemen auf eines zu gehen.
Was heute läuft
Die Plattform steht auf einer eigenen Umgebung mit dem Katalog, der Verkaufsumgebung, den Angeboten, den Technikpreisen und den Sonderregeln darin. Auf demselben Motor läuft eine zweite Verkaufsumgebung für Promotionalz, mit eigenem Sortiment und eigenen Preisen. Eine Marke mehr ist dort eine Konfiguration und kein zweites System.
Der nächste Schritt ist die Fakturierung. Die Technikpreise und die Gutschriften sind bereits im ERP nachgebaut, sodass auch die Verwaltung in dieselbe Kette fällt.
Was der Kunde dazu sagt
Dieses Zitat ist ein Entwurf. Wir haben es so aufgeschrieben, wie wir es aus den Gesprächen verstanden haben, damit es dem Kunden vorgelegt werden kann. Es geht erst online, wenn der Kunde es wörtlich freigegeben hat und wenn Name und Funktion dabeistehen.
“Wir mussten unsere eigenen Preisvereinbarungen nicht aufgeben, um von vier Systemen auf eines zu gehen. Das war für uns die Bedingung.”
Drei Geschichten, die dazugehören
Die Fälle hängen zusammen: derselbe Katalog, dieselben Technikregeln und derselbe Agent kommen in mehreren Geschichten vor. Diese drei liegen dem am nächsten, was Sie gerade gelesen haben.
Wir bauen Ihre Demo auf Ihren eigenen Artikeln
Schicken Sie uns Ihren Lieferantenfeed oder eine Liste Ihrer Artikel. Innerhalb weniger Werktage steht eine Verkaufsumgebung in Ihrem Erscheinungsbild unter einer eigenen Adresse, mit Ihrem eigenen Katalog darin. Dann sprechen Sie nicht über ein System, sondern über Ihren eigenen Bildschirm.