BAZA WIEDZY · DANE PRODUKTOWE

Czego wymaga od Państwa PPWR

Zbieranie danych o opakowaniach jest kwestią danych, zanim stanie się kwestią prawną. Ten tekst jest o zbieraniu.

CO TU ROBIMY, A CZEGO NIE

Najpierw granica tego tekstu

PPWR to europejskie rozporządzenie o opakowaniach. Wymaga od firm, by potrafiły pokazać dane o swoich opakowaniach. To, co możemy o tym rozporządzeniu powiedzieć, na tym się kończy: nie jesteśmy doradcą prawnym i nie będziemy tu zatem wyjaśniać, który obowiązek obowiązuje od jakiej daty dla jakiego rodzaju firmy. Kto potrzebuje w tym pewności, bierze ją od kogoś, kto się za to podpisuje.

Tam, gdzie owszem mamy coś do powiedzenia, jest część praktyczna: zbieranie. Bo zanim obowiązek stanie się kwestią prawną, jest kwestią danych. Dane o opakowaniach muszą Państwo uzyskać od swoich dostawców, doprowadzić do kompletności, utrzymać aktualne i umieć odnaleźć. To dokładnie ten sam problem co zbieranie danych produktowych i rozjeżdża się dokładnie w ten sam sposób.

SEDNO

Kwestia danych, zanim stanie się kwestią prawną

W praktyce taki proces wygląda u niemal wszystkich tak samo. Do dostawców idzie e-mail z prośbą o dane o opakowaniach, certyfikaty i specyfikacje. Część odpowiada, część nie, część odpowiada plikiem, który nie jest tym, o co Państwo prosili. Ktoś prowadzi stan w arkuszu. Dwa miesiące później nikt już nie wie, która wersja jest ostatnia.

Błąd nie leży po stronie tych ludzi. Błąd leży w tym, że dane należą do drugiej strony, a wypełnianie spada na Państwa. Za każdym razem, gdy wypełniają Państwo coś, co wie ktoś inny, budują kopię, która się starzeje. Rozwiązaniem nie jest zatem lepsze dopytywanie, lecz odwrócenie kierunku: strona, która wie, wypełnia to sama, w jednym miejscu, gdzie Państwo to widzą.

GDZIE E-MAIL ZAWODZI

Trzy rzeczy, których skrzynka nie potrafi

Wymiana e-maili to znakomity sposób, żeby o coś poprosić, i zły sposób, żeby coś zebrać. Tę różnicę widać dopiero w trzeciej rundzie. Poniżej trzy punkty, w których to w praktyce się rozjeżdża, i dlaczego żadne ustalenie w stylu „proszę jako załącznik w tym formacie” ich nie rozwiązuje.

Skrzynka nie zna wersji

Dwa załączniki o tej samej nazwie, w odstępie dwóch tygodni. Który jest ostatni? A ważniejsze: którego użyła koleżanka, gdy robiła zestawienie? Dopóki plik krąży, zamiast stać w jednym miejscu, na to pytanie nie da się odpowiedzieć bez dzwonienia do kogoś.

Skrzynka nie zna pustych pól

Formularz wie, czego mu brakuje; e-mail nie. Jeśli dostawca dostarczy cztery z sześciu danych, zobaczą to Państwo dopiero wtedy, gdy sami je przenoszą. W portalu wypełniający widzi to od razu, a to oszczędza Państwu rundę, w której musieliby go i tak poprosić o dwa ostatnie.

Skrzynka nie ma licznika

Pytaniem w takich procesach nigdy nie jest „czy da się”, lecz „gdzie jesteśmy”. Ile stron skończyło, ile zaczęło, ile nie zrobiło jeszcze nic? Bez tego licznika nie da się planować, a z tym licznikiem to zapas pracy jak każdy inny.

ODWRÓCONY KIERUNEK

Niech druga strona wypełni to sama

Portal to odgrodzone środowisko dla jednej strony. Po stronie sprzedaży znają to Państwo już: klient albo dealer loguje się i widzi własne ceny, własny asortyment, własne zamówienia i własne dokumenty, i nic więcej. Po stronie zakupów ten sam mechanizm działa dokładnie odwrotnie: tam Państwa dostawca wypełnia swoje dane sam — dane o opakowaniach, certyfikaty i specyfikacje — zamiast żeby Państwa zespół zbierał je e-mailem.

To, co z tego wychodzi, jest mniej spektakularne, niż brzmi, i właśnie dlatego użyteczne. Dostają Państwo kompletny zestaw, a nie skrzynkę pełną załączników. Nie ma już dyskusji o tym, kto miał którą wersję, bo jest jedna. Uprawnienia są ustalone przy każdym użytkowniku: kto może wypełniać, kto może tylko patrzeć, kto może zatwierdzać. A portal stoi na własnym adresie, w identyfikacji wizualnej strony, która go używa, tak że nie wygląda na załącznik do jakiegoś Państwa systemu, lecz na miejsce, w którym te dane mają być.

CO DZIŚ BUDUJEMY

Portal dostawców w praktyce

Dla Spranz budujemy portal dostawców, w którym dostawcy wypełniają swoje dane sami, między innymi dla przepisów o opakowaniach. Jest to część szerszego procesu u tego klienta — Magic Logo, PIM z DAM, środowisko konsumenckie i agent — a portal jest tam dokładnie tym kawałkiem, który dotyczy zbierania, a nie sprzedawania.

Portal działa przy tym na tym samym katalogu z PIM i tym samym strumieniu zamówień co moduł ERP. To nie szczegół techniczny: znaczy to, że dane o opakowaniach, które wypełnia Państwa dostawca, trafiają przy tym samym artykule co dane nadruku, ceny i zdjęcia. Jedno źródło, a przez to jedno miejsce, w którym popełnia się błąd, i jedno miejsce, w którym się go rozwiązuje.

JAK ZACZĄĆ

Zacznijmy od tego, co dziś zbierają Państwo e-mailem

Pierwszym krokiem nie jest oprogramowanie, lecz lista. Jakie dane Państwo dziś zamawiają e-mailem, u ilu stron, jak często i kto prowadzi stan? Te cztery odpowiedzi mówią dokładnie, czy portal coś Państwu da. Jeśli zbierają Państwo dwa pola u trzech dostawców, e-mail jest w porządku. Jeśli zbierają dziesięć pól plus dokumenty u trzydziestu stron i musi się to powtarzać co roku, portal wygrywa już w pierwszej rundzie.

Jeśli prześlą nam Państwo tę listę, postawimy na to portal i zobaczą, co widzi wypełniający. Czego przy tym nie robimy, to obiecywać, że spełnią Państwo tym jakiś obowiązek — to pytanie do Państwa prawnika. Co robimy, to zadbać, by dane były kompletne, aktualne i odnajdywalne w chwili, gdy ktoś o nie poprosi.

CZYTAJ DALEJ

O czym to jest

Portal z tego tekstu to produkt Portalen; jeśli Państwo chcą oferować ten sam mechanizm pod marką swojego klienta, nazywa się to Brand Sites. Strona branżowa dla producentów i importerów opisuje, gdzie to pasuje w łańcuchu.

Co zbierają Państwo dziś e-mailem?

Prześlą nam Państwo listę danych, których dziś żądają u swoich dostawców, i u ilu stron. Postawimy na to portal i zobaczą, co widzi wypełniający.

Wolą Państwo najpierw zobaczyć całość? Zamówią demo we własnej identyfikacji wizualnej.

Zadaj pytanie Zamów demo