De cuatro sistemas a una sola plataforma
Brinxx suministra regalos de empresa a clientes profesionales. La empresa trabajaba con una tienda en línea, un sistema de presupuestos aparte, hojas de cálculo para los precios de marcaje y un paquete contable que no sabía nada de los otros tres. Hoy el catálogo, los presupuestos, los pedidos y los precios de técnica funcionan sobre una sola plataforma, y la facturación se está configurando en el ERP.
La situación
Quien vende regalos de empresa vende en realidad dos cosas a la vez: un producto y un marcaje. El producto viene de un proveedor, con sus propios datos, sus propias fotos y sus propios plazos de entrega. El marcaje viene de una técnica, con su propio tramo de precios, sus propios costes de preparación y un número máximo de colores. Cada presupuesto es, por tanto, un cálculo sobre dos fuentes que no se conocen entre sí.
En Brinxx ese cálculo estaba en la cabeza del equipo interno y en hojas de cálculo. Funcionaba mientras había calma y estaban presentes las personas que lo sabían. Dejó de funcionar en cuanto llegaban tres solicitudes a la vez, o en cuanto la compañera que se sabía de memoria el tramo de una técnica se tomaba una semana libre. El catálogo crecía más deprisa que los sistemas: los datos de proveedor cambian a diario, pero la tienda en línea se quedaba parada hasta que alguien la actualizaba a mano. De ahí la inevitable llamada de teléfono: «ese artículo está en su web, pero mi proveedor ya no lo tiene».
A eso se añadía que Brinxx no es una empresa estándar. Hay tramos que se salen de lo habitual, acuerdos de precio específicos por cliente y artículos que solo se venden en combinación. Cada paquete estándar que miramos juntos obligaba a Brinxx a renunciar a esas reglas. No es un detalle técnico, sino la diferencia comercial frente al competidor: precisamente esas reglas son el motivo por el que un cliente compra en Brinxx y no en otro sitio.
El reto
El problema de verdad no era la rapidez. Era la incertidumbre. Hacer un presupuesto significaba: buscar el producto, buscar el precio de compra, buscar la técnica, buscar el tramo, añadir los costes de preparación, poner el margen y después copiarlo todo en un documento. Una cifra mal y el margen desaparecía. Y una vez enviado el presupuesto, nadie podía demostrar después sobre qué precio de compra se basaba. En un presupuesto rechazado es una lástima; en uno aceptado con un precio equivocado es una pérdida que solo ve al final del trimestre.
Encima había tres cosas que debían ocurrir a la vez. Primero, los datos de producto de varios proveedores tenían que entrar solos a diario, sin que se perdieran artículos ni aparecieran duplicados. Segundo, los precios de técnica tenían que convertirse en reglas de verdad dentro del sistema en lugar de celdas en una hoja de cálculo — con el tramo, el número de colores y los costes de preparación dentro. Tercero, un presupuesto aceptado tenía que convertirse en pedido sin que nadie copiase una línea.
Y luego la tensión propia de cada uno de estos proyectos: todo esto tenía que ocurrir mientras la empresa seguía vendiendo con normalidad. No había un periodo en el que la tienda en línea pudiera estar un mes fuera de servicio, ni un momento en el que el equipo interno pudiera dejar de hacer presupuestos para aprender un sistema. Por eso no se migró nada de una sola vez.
Por qué MagicEverse
No empezamos con una presentación, sino con un entorno en marcha con la identidad visual de Brinxx, lleno de sus propios artículos. En pocos días podían hacer clic en su propio catálogo en lugar de mirar capturas de pantalla. Eso cambió la conversación: ya no se trataba de lo que un sistema podría hacer, sino de lo que todavía no encajaba en la pantalla.
A eso se suma que conocemos el oficio. No hubo que explicarnos qué es un área de marcaje, por qué un coste de preparación cuenta por color o por qué un feed de proveedor entra a las cinco de la mañana. Ese conocimiento está en nuestro producto y no solo en la conversación.
Cómo lo hicimos juntos
Por fases, y en este orden — a propósito, porque cada paso se apoya en el anterior. Primero los datos de producto, porque todo lo demás descansa sobre ellos. Después el entorno de venta, que hace visibles los datos. Después los precios de técnica, que sacan el cálculo de las cabezas. Y por último la cadena hacia el backoffice.
Además se cartografió el catálogo de reglas de negocio: qué regla rige dónde y qué pantalla la gestiona. Ese panorama se entregó en septiembre de 2026 y determina ahora qué falta por aterrizar en el ERP. Así, en todo momento se podía explicar qué cambiaba y qué no, mientras los presupuestos seguían saliendo con normalidad.
Primero los datos de producto
Los feeds de proveedor entraron en el PIM, con una actualización nocturna y un registro donde consta qué se ha añadido, modificado y dado de baja. Con eso se acabó la discusión sobre «si ese artículo sigue estando».
Después el entorno de venta
Búsqueda, filtros sobre los datos propios y una lista de presupuesto en lugar de un carrito — porque en este sector nadie pide 250 unidades con logotipo a ciegas.
Después los precios de técnica
Esta fue la parte más dura: serigrafía, tampografía, grabado, bordado y digital, cada una con su propio tramo, su propio coste de preparación y su propio máximo. Esas reglas están ahora en el sistema, de modo que el precio sigue en cuanto alguien elige una técnica.
Siguen apareciendo más: la técnica Hydroglaze se añadió el 15 de septiembre de 2026, en el entorno de gestión y en el ERP a la vez.
Por último la cadena hacia el backoffice
Un presupuesto aceptado se convierte en pedido sin copiar nada. Por el camino se cambió el planteamiento: solo las líneas de presupuesto aprobadas pasan al pedido. Eso vino de la práctica. Un cliente quiere a menudo ver dos variantes juntas y elegir después una; con el planteamiento anterior había que rehacer entonces todo el presupuesto.
El resultado
Lo que Brinxx gana no es en primer lugar rapidez, sino certeza. Un presupuesto descansa sobre un solo catálogo, con un solo precio de compra y un solo precio de técnica, y ese origen se puede ver después. Ese era exactamente el hueco que había antes: un precio equivocado antes solo lo veía al final del trimestre.
Aquí solo ponemos lo que podemos explicar si nos lo pregunta. El tiempo por presupuesto antes y después, y el número de presupuestos al mes, no se han medido. Figuran abajo como punto abierto y no como resultado.
Un solo catálogo como fuente
En lugar de cuatro sitios donde había datos de producto. Los feeds entran por la noche.
Presupuestos que se calculan solos
Incluidos el tramo, el número de colores y los costes de preparación. El precio sigue en cuanto alguien elige una técnica.
Trazabilidad
En cada presupuesto se puede ver sobre qué precio de compra y qué precio de técnica se basaba.
Las reglas a medida se han mantenido
Brinxx no ha tenido que renunciar a sus propios tramos ni a sus acuerdos con clientes para pasar de cuatro sistemas a uno.
Lo que funciona ahora
La plataforma está en un entorno propio con el catálogo, el entorno de venta, los presupuestos, los precios de técnica y las reglas a medida dentro. Sobre el mismo motor funciona un segundo entorno de venta para Promotionalz, con su propio surtido y sus propios precios. Una marca más es allí una configuración y no un segundo sistema.
El siguiente paso es la facturación. Los precios de técnica y los abonos ya se han reproducido en el ERP, de modo que la administración también entre en la misma cadena.
Lo que el cliente dice al respecto
Esta cita es una propuesta. La hemos redactado tal como la entendimos en las conversaciones, para poder presentársela al cliente. Solo se publicará cuando el cliente la haya aprobado palabra por palabra y consten el nombre y el cargo.
“No tuvimos que renunciar a nuestros propios acuerdos de precios para pasar de cuatro sistemas a uno. Para nosotros esa era la condición.”
Tres relatos que guardan relación
Los casos están conectados: el mismo catálogo, las mismas reglas de técnica y el mismo agente vuelven a aparecer en varios relatos. Estos tres son los más cercanos a lo que acaba de leer.
Construimos su demo sobre sus propios artículos
Envíenos su feed de proveedor o una lista con sus artículos. En unos pocos días laborables habrá un entorno de venta con su identidad visual en una dirección propia, con su propio catálogo dentro. Así no hablará de un sistema, sino de su propia pantalla.