De la solicitud a la factura, sin volver a teclear

Artículo, variante, cantidad, técnica, número de colores, costes de preparación, margen e IVA están en una sola pantalla. Puede poner varias cantidades una al lado de otra y hacer aprobar un presupuesto línea por línea, de modo que un cliente elige entre dos variantes sin que haya que rehacer todo el presupuesto. Una vez aprobado, el presupuesto se convierte en pedido y los pedidos de compra quedan vinculados a él. La prueba de impresión en 2D y 3D con el logotipo del cliente se envía en PDF con el correo.

Empresas, personas de contacto y direcciones juntas, y el país y el NIF-IVA determinan qué IVA aparece en el presupuesto. El plazo de pago, el comercial y los acuerdos de precio quedan fijados por cliente, y el historial de presupuestos, pedidos y facturas está en la misma ficha. Un cliente nuevo puede dejárselo a Magic Agent: pregunta lo que falta y no registra nada hasta que usted lo confirma.

El catálogo de sus proveedores ya está dentro: artículos con variantes, colores, fotos, precios por tramo y stock, y además las técnicas de marcaje, las posiciones de marcaje y los costes de preparación por artículo. Sus propios artículos y sus propios precios están al lado, no por debajo, y usted busca por número, palabra, color, proveedor o stock. Todas las técnicas figuran en el sistema como reglas reales, con su tramo, sus costes de preparación y su máximo. Las técnicas nuevas se añaden sin más: Hydroglaze se incorporó el 15 de septiembre de 2026.

Al aprobar las líneas del presupuesto se crea un pedido de compra por proveedor, con la opción de que se entregue en sus instalaciones o directamente en la dirección de su cliente. El precio de compra, el precio de venta y el margen se ven por línea, así que usted sabe lo que deja un pedido antes de que salga. El envío y el seguimiento del estado se hacen desde ese mismo pedido; nadie vuelve a teclear una línea.

Niveles de stock por ubicación, lo que está reservado para pedidos en curso y un aviso en cuanto un artículo baja del límite. Recuentos y movimientos pertenecen al propio artículo, y con códigos de barras la recepción y la salida en el almacén son un gesto en lugar de una lista que alguien actualiza después.

La factura sale del pedido, con su serie de numeración, sus códigos de IVA y su plazo de pago. Las facturas parciales y las notas de crédito pertenecen a la misma cadena y no a un archivo aparte. Los pagos se registran ahí mismo, de modo que usted ve qué partidas están pendientes y desde cuándo. El IVA sigue el país y el NIF-IVA del cliente, la numeración continúa por empresa y hay un informe listo sobre facturación y margen por periodo.

Un cliente con un acuerdo de precio propio lo mantiene, aunque cambie el precio estándar. Los grupos de descuento se aplican a todo un grupo de artículos a la vez, de modo que usted fija un acuerdo una sola vez en lugar de repetirlo en cada presupuesto.

Fast Editor se abre con el artículo correcto y las posiciones de marcaje del proveedor, para que su cliente diseñe él mismo su marcaje. El diseño vuelve a la línea del pedido, con vista previa, técnica, medidas y colores PMS. En cuanto se confirma el pedido, Fast Editor entrega el archivo de impresión y la prueba. Funciona, entre otros, con el catálogo de PF Concept y XD Connects.

«Haz un presupuesto para la panadería De Vries, 250 unidades 377-00.001 con tampografía» basta para dejar preparada una propuesta. La búsqueda también funciona por criterios: un termo rojo en stock, cien unidades, tampografía a dos colores, proveedor PF. Si al agente le falta algo, lo pregunta. En un presupuesto abierto añade líneas con una frase, señala lo que desentona —un margen que no cuadra, un precio que se desvía— y no guarda nada hasta que usted lo confirma.

La primera vez que inicia sesión, una visita guiada recorre todas las pantallas, y puede volver a lanzarla siempre que quiera. El manual está en el propio sistema y describe cada proceso paso a paso. Si se queda atascado, lo comunica desde Magic Agent: el ticket llega a nuestro equipo de soporte con la pantalla, el registro, la consola y una captura, así que no tiene que explicar dónde estaba.

Cada empresa tiene sus propios clientes, numeración, diarios y ajustes, mientras que el catálogo y los tipos de IVA se comparten entre todas las empresas. El inicio de sesión es sin contraseña: usted solicita un código por correo electrónico. Los permisos y los roles se definen por usuario, por sede y por marca, así que ventas no ve lo que ve la administración.