Ze čtyř systémů na jednu platformu
Brinxx dodává firemní dárky obchodním zákazníkům. Firma pracovala s e-shopem, samostatným systémem na nabídky, tabulkami na ceny potisku a účetním programem, který o těch třech ostatních nic nevěděl. Dnes katalog, nabídky, objednávky a ceny technik běží na jedné platformě a fakturace se nastavuje v ERP.
Situace
Kdo prodává firemní dárky, prodává vlastně dvě věci najednou: produkt a potisk. Produkt přichází od dodavatele, s vlastními daty, vlastními fotkami a vlastními dodacími lhůtami. Potisk přichází z techniky, s vlastním množstevním pásmem, vlastními náklady na přípravu a maximálním počtem barev. Každá nabídka je tedy výpočet nad dvěma zdroji, které se navzájem neznají.
V Brinxx byl ten výpočet v hlavách interního oddělení a v tabulkách. Fungovalo to, dokud byl klid a dokud byli přítomní lidé, kteří to věděli. Přestalo to fungovat ve chvíli, kdy přišly tři poptávky najednou, nebo kdy si kolegyně, která znala množstevní pásmo jedné techniky zpaměti, vzala týden volna. Katalog rostl rychleji než systémy: data dodavatelů se mění denně, ale e-shop stál, dokud jej někdo ručně neaktualizoval. To vede k nevyhnutelnému telefonátu: „ten artikl máte na webu, ale můj dodavatel ho už nemá.“
K tomu Brinxx není standardní firma. Jsou tu odlišná množstevní pásma, cenové dohody specifické pro zákazníka a artikly, které se prodávají jen v kombinaci. Každý standardní balík, na který jsme se společně podívali, nutil Brinxx těchto pravidel se vzdát. To není technický detail, ale obchodní rozdíl oproti konkurenci: právě tato pravidla jsou důvodem, proč zákazník nakupuje u Brinxx a ne jinde.
Výzva
Skutečný problém nebyla rychlost. Byla to nejistota. Udělat nabídku znamenalo: najít produkt, najít nákupní cenu, najít techniku, najít množstevní pásmo, přidat náklady na přípravu, přidat marži a pak vše přepsat do dokumentu. Jedno číslo špatně a marže byla pryč. A když nabídka odešla, nikdo už nedokázal doložit, na jaké nákupní ceně stála. U odmítnuté nabídky je to škoda; u přijaté nabídky se špatnou cenou je to ztráta, kterou uvidíte až na konci čtvrtletí.
Nad tím ležely tři věci, které se musely stát současně. Za prvé musela produktová data od více dodavatelů denně přicházet sama, aniž by se artikly ztrácely nebo stály dvakrát. Za druhé se ceny technik musely stát skutečnými pravidly v systému místo buněk v tabulce — s množstevním pásmem, počtem barev a náklady na přípravu uvnitř. Za třetí se z přijaté nabídky musela stát objednávka, aniž by někdo přepisoval řádek.
A pak napětí, které patří ke každému takovému projektu: tohle se muselo dít, zatímco firma normálně dál prodávala. Nebylo období, kdy by e-shop mohl být měsíc mimo provoz, a nebyla chvíle, kdy by interní oddělení mohlo přestat dělat nabídky, aby se naučilo systém. Proto se nic nepřevádělo najednou.
Proč MagicEverse
Nezačali jsme prezentací, ale funkčním prostředím ve vizuální identitě Brinxx, naplněným jejich vlastními artikly. Během několika dnů mohli klikat ve vlastním katalogu místo toho, aby se dívali na snímky obrazovky. To změnilo rozhovor: už nešlo o to, co by systém mohl umět, ale o to, co na obrazovce ještě nesedělo.
K tomu se přidává, že známe ten obor. Nemuseli jsme si nechat vysvětlovat, co je potiskovaná plocha, proč se náklady na přípravu počítají na barvu nebo proč feed dodavatele přichází v pět ráno. Ta znalost je u nás v produktu, a ne jen v rozhovoru.
Jak jsme to udělali společně
Po fázích, a v tomto pořadí — záměrně, protože každý krok se opírá o předchozí. Nejprve produktová data, protože na nich stojí všechno ostatní. Pak prodejní prostředí, které data zviditelní. Pak ceny technik, které dostanou počítání z hlav ven. A nakonec řetězec do backoffice.
Vedle toho byl zmapován katalog firemních pravidel: které pravidlo kde platí a která obrazovka ho spravuje. Tento přehled byl dodán v září 2026 a určuje teď, co ještě musí dopadnout do ERP. Tak bylo v každé chvíli možné vysvětlit, co se mění a co ne, zatímco nabídky normálně běžely dál.
Nejprve produktová data
Feedy dodavatelů šly do PIM, s noční aktualizací a protokolem, ve kterém stojí, co přibylo, co se změnilo a co odpadlo. Tím byla diskuse o tom, „jestli ten artikl ještě je“, ze stolu.
Pak prodejní prostředí
Vyhledávání, filtry nad vlastními daty a seznam nabídek místo nákupního košíku — protože v tomto oboru nikdo neobjednává naslepo 250 kusů s logem.
Pak ceny technik
To byl nejtěžší kus: sítotisk, tampontisk, gravírování, výšivka a digitální tisk, každý s vlastním množstevním pásmem, vlastními náklady na přípravu a vlastním maximem. Tato pravidla jsou nyní v systému, takže cena následuje, jakmile si někdo zvolí techniku.
Stále přibývají další: technika Hydroglaze byla doplněna 15. září 2026, ve správě a v ERP zároveň.
Nakonec řetězec do backoffice
Z přijaté nabídky se stane objednávka bez přepisování. Cestou se tam změnilo zadání: do objednávky jdou jen schválené řádky nabídky. To přišlo z praxe. Zákazník chce často vidět dvě varianty vedle sebe a pak si jednu vybrat; se starým zadáním se pak musela celá nabídka dělat znovu.
Výsledek
Co z toho Brinxx má, není v první řadě rychlost, ale jistota. Nabídka stojí na jednom katalogu, s jednou nákupní cenou a jednou cenou techniky, a tenhle původ je zpětně dohledatelný. To byla přesně ta díra, která tam předtím byla: špatnou cenu jste dřív viděli až na konci čtvrtletí.
Uvádíme tu jen to, co dokážeme převyprávět, když se zeptáte. Čas na nabídku před a po ani počet nabídek za měsíc změřeny nebyly. Stojí níže jako otevřený bod, ne jako výsledek.
Jeden katalog jako zdroj
Místo čtyř míst, kde stála produktová data. Feedy přicházejí v noci.
Nabídky, které se spočítají samy
Včetně množstevního pásma, počtu barev a nákladů na přípravu. Cena následuje, jakmile si někdo zvolí techniku.
Dohledatelnost
U každé nabídky je zpětně vidět, na jaké nákupní ceně a na jaké ceně techniky stála.
Pravidla na míru zůstala
Brinxx se nemusel vzdát vlastních množstevních pásem a dohod se zákazníky, aby přešel ze čtyř systémů na jeden.
Co běží dnes
Platforma stojí na vlastním prostředí, v němž je katalog, prodejní prostředí, nabídky, ceny technik a pravidla na míru. Na stejném jádru běží druhé prodejní prostředí pro Promotionalz, s vlastním sortimentem a vlastními cenami. Značka navíc je tam konfigurace, a ne druhý systém.
Dalším krokem je fakturace. Ceny technik a dobropisy jsou v ERP už postaveny, aby do stejného řetězce spadla i administrativa.
Co k tomu říká zákazník
Tato citace je návrh. Zapsali jsme ji tak, jak jsme jí z rozhovorů porozuměli, aby ji bylo možné předložit zákazníkovi. Zveřejníme ji teprve tehdy, až ji zákazník doslova schválí a až u ní bude jméno a funkce.
“Nemuseli jsme se vzdát vlastních cenových dohod, abychom přešli ze čtyř systémů na jeden. To pro nás byla podmínka.”
Tři příběhy, které s tímto souvisejí
Případy spolu souvisejí: týž katalog, tatáž pravidla technik a týž agent se vracejí ve více příbězích. Tyto tři mají nejblíž k tomu, co jste právě přečetli.
Vaše demo postavíme na vašich vlastních artiklech
Pošlete nám svůj feed dodavatele nebo seznam svých artiklů. Během několika pracovních dnů bude stát prodejní prostředí ve vaší vizuální identitě na vlastní adrese, s vaším vlastním katalogem uvnitř. Pak nebudete mluvit o systému, ale o vlastní obrazovce.