Co od vás žádá PPWR
Sbírat údaje o obalech je otázka dat, dřív než je to otázka právní. Tento text je o tom sbírání.
Nejdřív hranice tohoto textu
PPWR je evropské nařízení o obalech. Žádá od firem, aby dokázaly ukázat údaje o svých obalech. Co k tomu nařízení umíme říct, tam končí: nejsme právní poradce, a nebudeme tu tedy vysvětlovat, která povinnost platí k jakému datu pro jaký druh firmy. Kdo v tom potřebuje jistotu, vezme si ji od někoho, kdo se za to podepíše.
Kde ovšem něco říct máme, je praktická část: sbírání. Protože než se povinnost stane právní otázkou, je otázkou dat. Údaje o obalech musíte získat od svých dodavatelů, dostat je celé, udržet aktuální a umět je znovu najít. Je to úplně stejný problém jako sbírat produktová data a selhává to úplně stejným způsobem.
Otázka dat, dřív než je to otázka právní
V praxi vypadá takový postup u téměř všech stejně. Dodavatelům jde e-mail s prosbou o údaje o obalech, certifikáty a specifikace. Část odpoví, část ne, část odpoví souborem, který není to, o co jste žádali. Někdo drží stav v tabulce. Za dva měsíce už nikdo neví, která verze je poslední.
Chyba není u těch lidí. Chyba je v tom, že údaje patří tomu druhému, zatímco vyplňování leží na vás. Kdykoli vyplňujete něco, co ví někdo jiný, budujete kopii, která zastarává. Řešením tedy není lepší doptávání, ale obrátit směr: strana, která to ví, si to vyplní sama, na jednom místě, kde to vidíte.
Tři věci, které poštovní schránka neumí
Výměna e-mailů je výborný způsob, jak se o něco zeptat, a špatný způsob, jak něco sbírat. Ten rozdíl poznáte teprve ve třetím kole. Níže tři body, ve kterých to v praxi selhává, a proč to žádná dohoda o „prosím jako přílohu v tomto formátu“ nevyřeší.
Poštovní schránka nezná verze
Dvě přílohy se stejným názvem, dva týdny od sebe. Která je poslední? A důležitější: kterou použila vaše kolegyně, když dělala přehled? Dokud soubor koluje, místo aby stál na jednom místě, na tu otázku se nedá odpovědět bez toho, abyste někomu zavolali.
Poštovní schránka nezná prázdná pole
Formulář ví, co mu chybí; e-mail ne. Dodá-li dodavatel čtyři ze šesti údajů, uvidíte to teprve, když to sami přebíráte. U portálu to vyplňující vidí hned a to vám ušetří kolo, ve kterém byste ho museli o poslední dva ještě požádat.
Poštovní schránka nemá počitadlo
Otázkou u takových postupů nikdy není „jde to“, ale „kde jsme“. Kolik stran je hotovo, kolik začalo, kolik ještě neudělalo nic? Bez toho počitadla nelze plánovat a s tím počitadlem je to zásoba práce jako každá jiná.
Nechte to druhého vyplnit sám
Portál je odstíněné prostředí pro jednu stranu. Na prodejní straně to už znáte: zákazník nebo prodejce se přihlásí a vidí své vlastní ceny, svůj vlastní sortiment, své vlastní objednávky a své vlastní dokumenty, a nic dalšího. Na nákupní straně funguje týž mechanismus přesně naopak: tam si váš dodavatel vyplňuje své údaje sám — údaje o obalech, certifikáty a specifikace — místo aby je váš tým dával dohromady e-mailem.
To, co z toho vyjde, je méně velkolepé, než to zní, a právě proto použitelné. Dostanete celou sadu místo poštovní schránky plné příloh. Už není diskuse o tom, kdo měl kterou verzi, protože je jedna. Práva jsou dána u každého uživatele: kdo smí vyplňovat, kdo smí jen koukat, kdo smí schvalovat. A portál stojí na vlastní adrese ve vizuální identitě strany, která ho používá, takže nevypadá jako příloha k nějakému vašemu systému, ale jako místo, kam ty údaje patří.
Dodavatelský portál v praxi
Pro Spranz stavíme dodavatelský portál, ve kterém si dodavatelé vyplňují údaje sami, mimo jiné pro obalovou regulaci. Je to součást širšího postupu u toho zákazníka — Magic Logo, PIM s DAM, spotřebitelské prostředí a agent — a portál je tam přesně ten kus, který je o sbírání, a ne o prodávání.
Portál přitom běží na tomtéž katalogu z PIM a tomtéž toku objednávek jako modul ERP. Není to technická podrobnost: znamená to, že údaje o obalech, které váš dodavatel vyplní, skončí u téhož artiklu jako tisková data, ceny a fotografie. Jeden zdroj, a tím jedno místo, kde se dělá chyba, a jedno místo, kde se řeší.
Začněte tím, co dnes sbíráte e-mailem
Prvním krokem není software, ale seznam. Které údaje si dnes vyžadujete e-mailem, u kolika stran, jak často, a kdo drží stav? Ty čtyři odpovědi řeknou přesně, jestli vám portál něco přinese. Sbíráte-li dvě pole u tří dodavatelů, e-mail je úplně v pořádku. Sbíráte-li deset polí plus dokumenty u třiceti stran a musí se to každý rok znovu, portál to vyhraje už v prvním kole.
Pošlete-li nám ten seznam, postavíme na to portál a uvidíte, co vidí vyplňující. Co u toho neděláme, je slibovat, že tím splníte nějakou povinnost — to je otázka pro vašeho právníka. Co děláme, je postarat se, aby údaje byly celé, aktuální a dohledatelné ve chvíli, kdy o ně někdo požádá.
O čem to je
Portál z tohoto textu je produkt Portalen; chcete-li týž mechanismus nabídnout pod značkou svého zákazníka, jmenuje se to Brand Sites. Oborová stránka pro výrobce a dovozce popisuje, kam to v řetězci patří.
Portalen — pro zákazníky, prodejce a dodavatele
Vlastní ceny, vlastní dokumenty a dodavatelský portál, ve kterém ten druhý vyplňuje sám.Brand Sites — vaše platforma, značka vašeho zákazníka
Týž mechanismus, whitelabel pod značkou vašeho zákazníka.Výrobci a dovozci
Data k vašim prodejcům, portály a dokumentace, s tiskovými daty v pořádku.Zadejte svůj dotaz
Řekněte nám, které údaje dnes sbíráte e-mailem, a my na to postavíme portál.Co dnes sbíráte e-mailem?
Pošlete nám seznam údajů, které si dnes u svých dodavatelů vyžadujete, a u kolika stran. Postavíme na to portál a uvidíte, co vidí vyplňující.
Chcete raději nejdřív vidět celek? Sjednejte si demo ve vaší vlastní vizuální identitě.